Un.e Gestionnaire des contrats et services généraux-11/02/2024

OFFRE D’EMPLOI : Gestionnaire des contrats et services généraux

N°0056/01-2024/OE

Le Fonds XOESE pour Les Femmes Francophones, recrute un-e Gestionnaire des contrats et Services généraux.

Date limite : 11 Février 2024.

● Référence : 0056/01-2024/OE
● Titre de l’offre : Gestionnaire des contrats et services généraux
● Date limite d’envoi des candidatures : 11 Février 2024
● Type de contrat : CDI (3 à 6 mois d’essai)
● Lieu de la mission: Siège de XOESE (Lomé, Togo)
● Langues requises : Français, Anglais
● Rapporte à: Directrice exécutive
● Prise de fonction: dès que possible et au plus tard le 1er Mars 2024

Pour postuler, veuillez envoyer votre dossier avant le 11 Février 2024 à emplois@xoese.org.

Les dossiers seront examinés au fur et à mesure que nous les recevons.

2. A PROPOS DE XOESE

Le Fonds XOESE est une fondation féministe opérationnelle depuis novembre 2018. Ses objectifs sont de:
● Appuyer financièrement la mise en œuvre des initiatives promouvant les droits des femmes, des jeunes femmes et des filles ;
● Renforcer les capacités institutionnelles des organisations de femmes et de jeunes femmes ;
● Encourager et appuyer des initiatives innovantes d’autonomisation des organisations des femmes et de jeunes femmes.
Son secrétariat est basé à Lomé au Togo.

3. PROFIL DU POSTE
La fonction de gestionnaire de contrats et services généraux est au centre des relations entre XOESE et ses partenaires et de la gestion opérationnelle de XOESE. La/le titulaire du poste assure le pilotage des contrats, définit les indicateurs et veille à garantir les niveaux de services contractualisés.

4. OBJECTIFS DU POSTE

Gestion des contrats avec les différents partenaires
● Accompagner la Direction sur les questions contractuelles dans des environnements juridiques complexes ;
● Piloter de bout en bout la gestion des contrats avec les différents partenaires: de la proposition contractuelle à la fin/au renouvellement, afin de garantir l’optimisation des résultats ;
● Diriger les négociations entre les parties contractuelles et gérer les relations des parties prenantes ;
● Piloter la gestion des risques (et des opportunités) liés aux contrats et garantir la cohérence et l’équilibre du contrat ;
● Élaborer des propositions contractuelles pour les différents partenaires en collaboration avec la Direction, les Gestionnaires de programmes ou Directrices de départements, et optimiser la participation de toutes les parties prenantes ;
● Effectuer le suivi de la gestion opérationnelle et administrative des contrats et veiller à la conformité des contrats aux engagements contractuels et à la réglementation en vigueur; alerter la Direction et/ou les Gestionnaires de programmes ou Directrices de départements en cas de risque ou d’écart.

● Proposer et faire valider par la Direction Exécutive les orientations en matière de gestion des services généraux et de la logistique ;
● Piloter et mettre en œuvre la politique de gestion des services généraux et de la logistique ;
● Appliquer et faire respecter les normes et procédures en vigueur ;
● Coordonner les travaux d’installation, d’aménagement et de maintenance des locaux ;
● Fournir l’ensemble des départements de XOESE et aux collaboratrices/collaborateurs, les moyens d’assurer leur activité dans les meilleures conditions possibles et dans le respect des contraintes qualité et budgétaires ;
● Garantir l’application de la politique d’achat et des procédures associées et de l’approvisionnement des différents départements de XOESE en matériel, fournitures et service, en respect des prévisions budgétaires ;
● Mettre en œuvre les moyens de contrôle afin de garantir la sécurité des personnes, la sûreté des biens et leur pérennité, et
● Effectuer le reporting régulier de son activité.

5. ÉTENDUE DES TÂCHES
Les services généraux à XOESE incluent sans s’y limiter:
● gestion des risques : espionnage, risques naturels ;
● logistique : courrier, livraisons, stockage, archivage, transport du personnel, véhicules de service ;
● sécurité des biens, des personnes, des données. Gardiennage, gestion des clefs et contrôle d’accès ;
● maintenance des matériels, des locaux, des espaces verts, des climatiseurs, ;
● économat : achats, appels d’offres, fournitures, consommables ;
● communication interne ou externe, système de visioconférence ;
● service d’accueil des visiteurs et standard téléphonique ;
● restauration du personnel, lors des événements ;
● etc.

6. PRINCIPALES TÂCHES
● Elaborer, négocier et gérer les contrats ;
● Définir le contenu et les modalités de mise en oeuvre des services à travers les descriptifs des SLA (service-level agreements ) et SLR (service-level requirements) et leurs indicateurs;
● Veiller à la prise en compte impactant le contrat de services tout au long de son cycle de vie;
● Elaborer les plans de progrès et formuler les plans d’actions;
● S’assurer de l’impact de tout changement sur le niveau de service; particulièrement sur les engagements de niveau de service et sur les accords opérationnels (interne et sous traitance);
● Analyser et évaluer les résultats des indicateurs et proposer des plans d’action;
● Effectuer le suivi des livrables
● Assurer le reporting des partie-prenantes
● Effectuer le suivi budgétaire des contrat des prestataires
● Piloter la contractualisation des contrats de sous-traitance et de sponsoring fiscale
● Veiller à ce que le service soit rendu

7. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCES REQUISES
● Bac + 3 ou équivalent, de préférence en gestion, droit, ou IT.
● 5 ans d’expérience dans un rôle similaire,
● Connaissance approfondie des systèmes de gestion des contrats.
● Aptitude avérée à négocier des termes de contrat favorables.
● Excellentes compétences en communication écrite et orale.
● Parfaite maîtrise du Français, à l’écrit et à l’oral ;
● Bonne connaissance de l’Anglais.
● Capacité à analyser des situations complexes et à proposer des solutions innovantes.
● Atouts :
– Certification CPIM ou CSCP.
– Expérience avec les logiciels appropriés

8. COMPÉTENCES PERSONNELLES
● Forte éthique de travail ;
● Engagement envers la mission, et la vision de XOESE;
● Engagement à respecter les valeurs de XOESE;
● Capacité à travailler de manière autonome et en équipe;
● Excellentes compétences organisationnelles et attention aux détails;
● Capacité à gérer plusieurs tâches et à respecter les délais;
● Sens avéré de la confidentialité.

9. CONTRAT ET RÉMUNÉRATION
Il s’agit d’un poste à temps plein pour un contrat à durée indéterminée assorti de 3 à 6 mois d’essai.
La rémunération brute pour ce poste est comprise entre 800.000 à 1.200.000 FCFA ou 1220 – 1829 EUR par mois, selon l’expérience et la disponibilité.

10. COMMENT POSTULER ?

Pour postuler, veuillez envoyer votre dossier de candidature contenant les pièces ci-dessous à emplois@xoese.org dès que possible et avant la date limite du 11 Février 2024:

1. une lettre de motivation,
2. un curriculum vitae récent,
3. Un document de 1 à 2 pages expliquant votre compréhension du poste et votre approche,
4. les copies de vos diplômes et attestations,
5. les lettres de recommandation de vos anciens employeurs/clients,
6. les coordonnées de trois personnes de référence.

Veuillez mentionner le titre du poste « 0056/01-2024/OE Gestionnaire des contrats et Services généraux » dans l’objet du message.
XOESE encourage les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones et les personnes handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.

En raison du nombre élevé de candidatures que nous recevons, nous regrettons de ne pas pouvoir répondre personnellement aux candidat-e-s qui ne seront pas présélectionnés.
Si vous n’avez pas eu de nos nouvelles dans les six semaines suivant la date limite, veuillez supposer que votre dossier n’a pas été retenu.

Seul-e-s les candidat-e-s présélectionné-e-s pour une interview seront contacté-e-s.

Toutes les candidat-e-s présélectionné-e-s devront se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents professionnels.

Pas d’appels téléphoniques s’il vous plaît.

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