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Termes de Références : AUDIT INSTITUTIONNEL, ORGANISATIONNEL ET FONCTIONNEL DE LA CAMEG-TOGO
Recrutement d’un bureau d’étude dans le cadre d’un appui au MOH pour l’audit institutionnel, organisationnel et fonctionnel de la CAMEG-TOGO| Lomé, Togo | janvier 2024 | 90 jours
Titre du poste : Consultant
Emplacement du travail : Lomé, Togo
Responsable direct : Team Lead
- Présentation de la CAMEG-TOGO
La Centrale d’Achat des Médicaments Essentiels et Génériques du Togo (CAMEG-TOGO) est un établissement pharmaceutique grossiste répartiteur pharmaceutique créé en août 1998 sous la tutelle du Ministère chargé de la santé. La CAMEG-TOGO est dotée d’un statut juridique d’association à but non lucratif et jouit des attributs d’une personne morale de droit privé avec une autonomie de gestion.
1.1 Mission de la CAMEG -TOGO
Par convention signée le 30 septembre 2010, l’Etat togolais a investi la CAMEG-TOGO d’une mission de service public d’intérêt général et à finalité sociale, consistant à :
- Approvisionner et distribuer les produits pharmaceutiques de la Liste Nationale des Médicaments Essentiels (LNME) aux formations sanitaires publiques et privées à but non lucratif,
- Assurer la cession de ces produits à un « prix social »,
- Assurer la qualité des produits distribués et contribuer à leur usage rationnel.
La centrale achète, stocke et distribue les Médicaments Essentiels et Génériques (MEG) et les Dispositifs Médicaux Essentiels (DME) aux formations sanitaires publiques sur toute l’étendue du territoire national.
1.2 Vision et valeurs
La vision de la CAMEG-TOGO porte sur une reconnaissance ultime des compétences internes en matière d’approvisionnement et de distribution de produits essentiels de santé de qualité et des services fournis qui sont diversifiés. Elle ambitionne de devenir une structure qui fonctionne avec un personnel suffisamment motivé et engagé dans l’atteinte des objectifs assignés au vu de sa mission. A cet égard, elle fera partie des institutions les plus performantes œuvrant pour l’amélioration globale de la qualité des soins des populations et forcera par son impact le respect des bénéficiaires, du Gouvernement du Togo, des partenaires et des centrales membres de l’association africaine des centrales d’achats des médicaments essentiels et génériques (ACAME).
1.3 Offre de services
Le catalogue des articles/prix de la CAMEG-TOGO compte 211 produits de santé essentiels distribués en routine ainsi qu’une cinquantaine de produits dits spécifiques achetés sur demande spéciale des formations sanitaires.
Ces produits sont achetés à travers une procédure de pré qualification des couples produit/fournisseur suivant le référentiel de cahier de charges développé par ACAME, importés, stockés et distribués dans le respect des bonnes pratiques de stockage et de distribution pharmaceutiques.
En outre, le ministère de la santé et de l’hygiène publique a confié à la CAMEG-TOGO la gestion des produits de santé subventionnés dans le cadre de ses programmes de santé, soit près de 468 produits mis à disposition du système de santé.
Les produits pharmaceutiques distribués par la CAMEG-TOGO à travers ses pharmacies régionales d’approvisionnement sont cédés au même prix à toutes les formations sanitaires sur toute l’étendue du territoire national.
1.4. Organisation de la CAMEG TOGO
La CAMEG-TOGO est organisée comme suit :
- Assemblée générale,
- Comité de supervision,
- Conseil d’Administration,
- Direction générale.
La Direction générale de la CAMEG-TOGO regroupe les directions suivantes :
- Direction des Achats et de la Gestion des Stocks,
- Direction Administrative et Financière,
- Direction Commerciale,
- Direction de l’Assurance Qualité Pharmaceutique,
- Direction du Contrôle de Gestion et de l’Audit Interne,
- Direction des Projets et Programmes de Santé.
La CAMEG-TOGO représente le « bras armé » du ministère chargé de la santé à travers son circuit de distribution de MEG. A partir de son siège social sis à Lomé et abritant les magasins centraux, elle approvisionne sept (7) agences commerciales dénommées Pharmacies Régionales d’Approvisionnement (PRA), créées pour desservir les formations sanitaires accréditées :
- pour la région Lomé Grand, la PRA Lomé Commune est sise au siège de la Centrale,
- pour la région Maritime, la PRA Tsévié,
- pour la région des Plateaux, la PRA Atakpamé et la PRA Kpalimé,
- pour la région Centrale, la PRA Sokodé,
- pour la région de la Kara, la PRA Kara,
- pour la région des Savanes, la PRA Dapaong.
La CAMEG – TOGO emploie actuellement 143 personnes réparties sur l’ensemble de ses sites.
- Contexte et justification
Si les résultats de la CAMEG-TOGO sont appréciables, ce qui est confirmé par les ratios et indicateurs de performance, ils n’en demeurent pas moins fragiles et seront confrontés, dans les années à venir, à de nouveaux défis avec la mise en œuvre de l’Assurance Maladie Universelle, mécanisme de couverture du risque maladie définie par la loi de 2021, qui va accroître les besoins en médicaments.
Dans le but de renforcer les acquis et répondre au mieux à son objet social, la CAMEG-TOGO est dans la dynamique d’améliorer son dispositif de gouvernance et de gestion.
Pour ce faire, un audit institutionnel, organisationnel et fonctionnel est nécessaire dans la mesure où les recommandations qui en résulteront pourront servir de base pour asseoir une organisation plus efficiente au service des populations.
- Objectifs
L’objectif général de la mission est de réaliser un audit institutionnel, organisationnel et fonctionnel de la CAMEG-TOGO en vue de définir la meilleure organisation qui permette à l’institution une utilisation efficiente des ressources humaines, matérielles et financières.
De façon spécifique, les objectifs ci-après sont visés :
- Faire un état des lieux de l’organisation et du fonctionnement des services et départements de la CAMEG-TOGO (processus, pratiques, systèmes en place),
- Évaluer l’environnement institutionnel de la CAMEG-TOGO,
- Evaluer la relation entre l’Etat et la CAMEG-TOGO,
- Examiner le statut actuel de la CAMEG-TOGO et relever les enjeux et défis,
- Analyser le processus de prise de décision au sein de la CAMEG-TOGO,
- Evaluer les niveaux d’adéquation profils/postes des agents,
- Apprécier la gestion des ressources humaines et la qualité des outils de GRH.
Par ailleurs, le consultant sera convié à :
- Définir, le cas échéant, un nouveau statut pour la CAMEG-TOGO,
- Proposer un nouveau cadre organisationnel et fonctionnel adapté aux défis actuels et futurs,
- Définir de nouveaux outils efficaces de GRH,
- Proposer un plan triennal de formation du personnel,
- Etc.
- Résultats attendus
Les résultats attendus de cette mission sont de rendre disponible :
- Un rapport d’audit institutionnel, organisationnel et fonctionnel, faisant ressortir les forces, faiblesses, opportunités et défis, assorti des recommandations et d’un plan d’actions pour renforcer l’efficacité et la performance globale de l’institution,
- La mise en œuvre des recommandations (projet/proposition de nouveau statut éventuellement, projet/proposition de nouvel organigramme fonctionnel ainsi que la définition complète et exhaustive des rôles et fonctions de chaque entité figurant sur le nouvel organigramme proposé, manuel de GRH, plan de formation pluri-annuel du personnel, etc.).
- Etendue de la mission
La mission d’audit institutionnel, organisationnel et fonctionnel couvrira toute la CAMEG – TOGO, y compris les agences régionales et structures connexes.
- Tâches du consultant
Il est attendu du consultant une analyse approfondie des domaines suivants, devant aboutir à la formulation des recommandations et leur mise en œuvre :
Sur le volet institutionnel
- L’analyse des évolutions de l’environnement externe, en vérifiant les hypothèses et analyses du plan stratégique et le cas échéant, les évolutions récentes pouvant modifier ces analyses,
- L’analyse de la structure institutionnelle et de son fonctionnement,
- L’analyse de l’adéquation des statuts avec les missions,
- L’analyse des accords entre l’Etat et la CAMEG-TOGO et proposition le cas échéant d’un mécanisme de subvention par l’Etat permettant le maintien des prix de cession à un niveau social de certains produits vitaux en cas de hausse des prix d’achat sur le marché international.
Sur l’organisation et le fonctionnement des services/directions
- relever les insuffisances, inadéquations et faiblesses liées à l’organisation,
- analyser la cohérence et l’adéquation des fonctions, des tâches et des attributions par poste de travail,
- Identifier les préalables nécessaires à la mise en place d’une direction logistique,
- Proposer des recommandations pertinentes d’amélioration sur l’organigramme et la répartition des fonctions, tâches et attributions selon les postes de travail,
- Analyser le contexte organisationnel de la CAMEG-TOGO, notamment les processus et la pertinence de l’organigramme en vigueur ou à mettre en place,
- Vérifier l’adéquation entre les descriptions de postes, les responsabilités et l’organigramme,
- Vérifier l’adéquation profil / poste de travail,
- Analyser les procédures de gestion du personnel,
- Analyser les outils et les supports de gestion,
- Analyser le système de recouvrement de créances,
- Analyser le processus de passation des marchés publics,
- Faire des recommandations sur l’amélioration de l’organisation, la mise en place d’une direction logistique, les procédures de gestion du personnel en vigueur ou à mettre en place,
- Évaluer l’impact financier des recommandations faites.
Sur le volet social
Il s’agira :
- D’analyser et d’apprécier le climat social de la CAMEG-TOGO,
- D’évaluer les conditions de travail,
- D’identifier les poches/sources de conflits latents,
- D’apprécier le système de gestion des ressources humaines en place à la CAMEG-TOGO conformément aux textes, loi et règlement en vigueur, y compris le manuel des procédures RH et le système d’information RH (SIRH),
- D’analyser les statuts du personnel et le règlement intérieur, le système d’évaluation et de motivation du personnel, le système de rémunération (la grille salariale et indemnitaire), le système de communication au sein de la CAMEG-TOGO (cadre de concertation, tableau d’information, etc.),
- De proposer des recommandations d’amélioration de la gestion du personnel et de prévention des conflits sociaux,
- proposer un plan d’actions pour une meilleure utilisation des ressources humaines incluant le cas échéant un organigramme révisé, les propositions de révision des statuts et du règlement intérieur du personnel, une proposition de révision de la grille salariale et du régime indemnitaire, le renforcement des capacités du personnel, l’amélioration du système d’évaluation et de motivation du personnel et l’amélioration du système de communication (dialogue social) au sein de l’institution, la révision du manuel de procédures RH, la mise en place d’un système d’information RH (SIRH).
- Suivi de la mission par la CAMEG-TOGO
Aux fins d’un suivi approprié du déroulement de la mission du consultant, la CAMEG-TOGO mettra en place un comité de suivi, lequel jouera le rôle d’interface entre la Direction Générale et le Consultant.
- Rapports
Au cours de la mission, le consultant devra fournir au directeur général de la CAMEG-TOGO, les rapports suivants en trois (03) exemplaires originaux et sur support électronique en version WORD et PDF :
- une note de cadrage au plus tard 15 jours calendaires après la date de notification du contrat approuvé ; ce rapport présentera l’état de préparation de l’exécution de la mission,
- un rapport provisoire de la mission d’audit au plus tard quatre-vingt-dix (90) jours calendaires après la date de notification du contrat approuvé ; ce rapport contenant les résultats et les recommandations de l’audit institutionnel, organisationnel et fonctionnel sera présenté par le consultant dans un atelier de validation organisé par la CAMEG-TOGO,
- A l’issue de cet atelier, le consultant proposera dans un délai de 15 jour calendaire des plans d’actions qui feront l’objet de validation au cours d’un second atelier,
- un rapport de mise en œuvre des recommandations conformément aux conclusions du second atelier dans un délai de 30 jours calendaires,
- un rapport définitif prenant en compte toutes les activités sera transmis à la CAMEG-TOGO au plus tard quinze (15) jours après réception des observations de la CAMEG-TOGO sur le rapport de mise en œuvre des recommandations,
- Proposer un plan d’action pour la mise en œuvre des recommandations issues de l’évaluation.
NB : Pour un meilleur suivi et cadrage de la mission, le consultant adressera à la fin de chaque mois ou en cas d’urgence au directeur général, un mémorandum sur l’état d’avancement, les goulots d’étranglement et les principales constatations.
- Qualification requise du consultant
La mission sera réalisée par un cabinet d’études comptant une équipe composée des quatre (04) profils suivants au minimum :
Chef de Mission :
- Un Expert en développement des organisations de niveau BAC+5 au moins, justifiant d’au moins quinze (15) ans d’expériences dans les domaines de l’audit institutionnel et organisationnel,
Autres membres de l’équipe
- Un pharmacien spécialiste en gestion des structures d’approvisionnement et/ou de distribution en médicaments essentiels justifiant d’au moins dix (10) ans d’expérience professionnelle dans une centrale d’achat pharmaceutique,
- Un juriste, spécialiste en droit du travail – Expert en gestion des ressources humaines de niveau BAC + 5 et justifiant d’au moins dix (10) ans d’expérience professionnelle dans la réalisation de missions d’audit organisationnel, social, d’analyse et d’élaboration des textes statutaires, de règlement intérieur et de grille salariale,
- Un spécialiste en gestion logistique des produits de santé de niveau BAC+5 au moins, justifiant d’au moins sept (07) ans d’expérience professionnelle dans la distribution en gros de denrées périssables.
Le cabinet devra avoir réalisé au moins trois (3) missions similaires au cours des dix (10) dernières années dont une au cours des trois (3) dernières années. Une mission similaire dans une centrale d’achat de médicaments essentiels sera considérée comme un atout.
- Délai d’exécution
Le délai d’exécution de la mission ne devra pas dépasser cent vingt (120) jours calendaires à compter de la date de notification du contrat approuvé. Ce délai comprend le temps passé sur le terrain, le temps pour la production des livrables et la validation des rapports par les différentes instances dirigeantes de la CAMEG-Togo.
Instructions pour postuler :
Veuillez transmettre une lettre de motivation, un curriculum vitae (max. 3 à 4 pages mettant en évidence l’expérience de travail et les qualifications pertinentes pour ce conseil), et les coordonnées complètes d’au moins deux références parmi les clients récents.
Veuillez envoyer votre candidature en français dans un e-mail avec Consultant pour l’audit institutionnel, organisationnel et fonctionnel de la CAMEG-TOGO – dans la ligne d’objet à francophoneTOTogoRecruit@chemonics.com avant 17h GMT le lundi 22 janvier 2024. Aucune demande téléphonique sera acceptée. Chemonics contactera les finalistes. Ce recrutement est conditionné à la disponibilité de fonds
Les candidatures seront évaluées en fonction de la qualité de la proposition, de la capacité à répondre aux exigences ci-dessus et du budget global. Chemonics International se réserve le droit d’accepter ou de rejeter toute proposition reçue sans donner de raisons et n’est pas tenue d’accepter le plus bas ou le plus offrant.
Chemonics est un employeur garantissant l’égalité des chances et ne fait aucune discrimination dans sa sélection et ses pratiques d’emploi sur la base de la race, de la couleur, de la religion, du sexe, de l’origine nationale, de l’appartenance politique, de l’orientation sexuelle, de l’identité de genre, de l’état matrimonial, du handicap, des informations génétiques, de l’âge, l’appartenance à une organisation d’employés ou d’autres facteurs non liés au mérite.
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