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TERMES DE REFERENCE

RECRUTEMENT D’UN CABINET OU PRESTATAIRE SPECIALISE EN ASSISTANCE JURIDIQUE ET CONSEILS
1. Contexte et justification

CBM est une organisation chrétienne internationale de développement, qui vise un monde inclusif où les personnes handicapées jouissent des mêmes droits et réalisent leur plein potentiel. Le bureau régional pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre est basé à Lomé depuis 1984, et représente l’organisation dont le siège se trouve en Allemagne.

Avec l’accroissement de l’effectif du personnel, des partenaires commerciaux et de l’environnement sans cesse changeant, l’organisation a donc besoin d’un accompagnement juridique et fiscal professionnel sur tous les aspects de la mise en œuvre des activités.

Ainsi, les présents termes de référence sont élaborés pour la sélection d’un avocat conseil.
2. Objetif général du TDR

Dans le cadre de ses activités d’une part, et d’autre part, son interaction avec ses clients internes, externes de même que ses partenaires commerciaux, CBM doit se prémunir des possibilités de conflits et de contentieux. Elle recherche pour ce faire, un accompagnement juridique et fiscal pour un contrat pilote jusqu’à six (06) mois.
3. Objectif spécifique du TDR

Il s’agit de mobiliser une équipe d’experte d’individuelles, ou bien un cabinet qui mettra à la disposition de CBM, les compétences nécessaires, capable de proposer des solutions appropriées, et respectueuses des dispositions locales et régionales en matière juridique, sociale et fiscale.
L’équipe d’expert a des compétences pluridisciplinaires afin de répondre aux besoins d’audit de CBM, sur sa conformité aux réglementations locales et à ses procédures propres sur les sujets suivants
La fiscalité et le droit du travail

Fournir une attestation écrite de conformité à la réglementation togolaise, comprenant les constats et les lacunes après les étapes suivantes :

– Revue de la régularité des contrats de travail, du règlement intérieur – guide de l’employé entre autres avec la nouvelle législation en matière du droit du travail,
– Fournir des avis juridiques sur les cas qu’il faut,
– Examen de la régularité de prélèvement des impôts et cotisations de sécurité sociale,
– Examen de la documentation appropriée et la production des processus liés à l’impôt et à la sécurité sociale,
-Intervenir sur les questions assurances (maladie, vie…) ;
– Donner des avis sur les baux commerciaux ;
– Etc …

4. Mode d’exécution et livrables

Le ou la contractant•e fournira une prestation en quantité de services suivant les spécifications ci-dessous. De façon générale, et sans prétendre être exhaustif, les services du ou des experts consisteront, à la demande de CBM, à

-Fournir des conseils sur l’application et l’interprétation des textes en vigueur dans l’élaboration, la rédaction et/ou l’application de tout document à valeur juridique et/ou contractuelle que CBM aurait à produire ;
– Vérifier et valider des documents ayant un caractère juridique élaborés par des tiers et dans lesquels CBM ou ses bénéficiaires sont parties prenantes, puis accompagner CBM dans la facilitation et le suivi de leur mise en œuvre ;
– Faire des consultations écrites ou verbales sur toutes questions juridiques, sociales et fiscales ; des rédactions d’actes sous-seing privés, de documents etc.
– Assurer la recherche, la collecte et la mise à disposition des textes légaux et réglementaires nationaux et/ou internationaux et de toute autre information relevant du domaine juridique s’appliquant à ses activités ce, autant que nécessaire ;
-Donner tous avis et conseils juridiques que CBM serait amenée à solliciter dans ses rapports avec le personnel ou avec les tiers, que ceux-ci soient des personnes physiques ou morales sur le plan national ou international ;
-Prêter son concours à CBM, dès la phase de négociation d’un contrat ou d’un protocole d’accord à signer avec des tiers ;
– Evaluer les compétences juridiques et commerciales des partenaires de CBM dans le cadre de mise à dispositions de fonds pour des activités définies ;
-Rédiger et/ou faire la revue juridique des contrats que CBM serait amenée à conclure avec les tiers, personnes physiques ou morales de droit togolais ou de droit international ;
-Accompagner CBM dans toutes les procédures administratives, démarches judiciaires, les arbitrages et les négociations éventuelles ;
-Assister CBM devant les instances judiciaires, arbitrales, administratives et de conciliations estimées nécessaires ;
-Anticiper les litiges pouvant découler de l’interprétation des textes et document à valeur juridique et, le cas échéant, appuyer CBM dans le règlement de ces litiges ;
-Représentation en justice et défense de CBM auprès de toutes juridictions dans toutes les affaires de CBM et devant toutes natures et degrés de juridiction.

Dans le cadre la mise en œuvre de la mission :

-Le cabinet ou l’équipe d’expert.e.s s’engage à souscrire à une police d’assurance pour garantir sa responsabilité civile professionnelle,
-Le cabinet ou l’équipe d’expert.e.s, s’engage pour lui-même, de même que ses partenaires au respect de la confidentialité de toutes les informations auxquelles ils auraient eu accès dans le cadre de la présente mission.
-CBM quant à elle s’engage à saisir en temps opportun le cabinet ou l’équipe d’expert.e.s, dès lors qu’elle se trouve impliquée, en qualité de demanderesse ou de défenderesse, dans une affaire judiciaire ou non-contentieuse, et s’engage à fournir les renseignements utiles et tous les détails nécessaires à l’accomplissement des tâches confiées à ce dernier.
-CBM reste seule responsable des renseignements fournis et s’engage en collaborer en toute transparence avec le cabinet ou l’équipe d’expert.e.s

5. Profil de(s) expert(s) proposé(s)

Le choix des experts, de même que leur nombre est laissé à la discrétion du chef de mission/d’équipe ou du cabinet, tant que les livrables sont réalisables à la satisfaction de la CBM.Le soumissionnaire fournira avec son offre, le CVs à jour des experts proposés.

Le cabinet doit :

-Avoir de l’expertise dans les domaines du droit privé/droit du travail/droit social/droit commercial/fiscalité ;
-Avoir géré les questions liées à l’assurance maladie (références obligatoires) ;
-Avoir une existence de cinq années au moins ;
-Avoir une expérience de travail d’au moins trois ans avec des organisations internationales ou comparables à CBM, (références obligatoires).

-Les Experts du cabinet doivent être titulaire d’un master en droit avec spécialisation dans les domaines précités ;
-Les avocats doivent justifier de leur inscription au tableau de l’ordre des avocats du Togo ;
-Le cabinet doit être inscrit à l’ordre des avocats du Togo.

6. Mode d’évaluation (Prix fixe forfaitaire-contrat d’entreprise)

L’ouverture des plis se fera en séance restreinte par un comité désigné par CBM. Il n’est pas tenu de fournir aux candidats des explications sur les notes données ou sur l’évaluation des offres plus généralement.
Étant donné que le contrat envisagé est un contrat d’entreprise, nous vous prions de proposer pour la prestation, un prix fixe forfaitaire incluant tous les coûts et sujétions pertinents.
Le marché sera attribué au soumissionnaire éligible le mieux-disant.

7. Planning prévisionnel

Il n’y a pas de calendrier fixe pour les étapes. Les interventions se feront sur demande et présentation des cas par CBM après signature du contrat.

8. Protection de données personnelles

Le soumissionnaire s’engage à la protection des données à travers une déclaration sur l’honneur.

9. Modalités de paiement

Si vous êtes adjudicataire du marché, vous êtes automatiquement engagés au respect de toutes les conditions contractuelles. La rémunération du/de la consultant(e) se fera selon les procédures de CBM. Les honoraires au sens de CBM comprennent la rémunération intellectuelle de même que les charges inhérentes à la mission tels que les frais de secrétariat et de communication qui ne font pas l’objet d’une facturation séparée. Les paiements uniquement pour les activités réellement exécutées et le nombre de jours réellement travaillés. Tout paiement réclamé doit faire l’objet de justifications contradictoirement documentées par le prestataire et le commanditaire. Ainsi, le/la consultant(e) tiendra une fiche de temps (Time Sheet ou fiche de prestation de service), qu’il/elle soumettra à l’approbation du responsable du marché ou son représentant délégué. Les jours de voyage ne sont pas comptés comme des jours travaillés et ne sont payés en termes d’honoraires. Les déplacements, la restauration et les frais d’hébergements encourus dans le cadre de la mission seront remboursés suivant les règles de CBM. Toutes les dépenses convenues dans le cadre de la mission et qui ne sont pas des honoraires seront payées contre justificatifs (factures), sauf stipulées autrement dans le cadre d’offre financière. Toutes les retenues établies par la législation fiscale togolaise seront appliquées. Le/la consultant est réputé(e) connaître les taxes et retenus exigées par le législateur togolais en la matière.
En cas d’audit fiscal et social, d’assistance dans le cadre d’un contrôle fiscal, et/ou de représentation en justice (en matière civile, commerciale, sociale ou fiscale), les honoraires (de diligences et de résultat) seront fixés d’accord-parties compte tenu de l’ampleur des tâches réalisées et/ou des dégrèvements obtenus. Les frais de procédure, de subsistance et de déplacement de l’équipe d’expert hors de Lomé le cas échéant, sont à la charge de CBM. Ces frais seront alignés sur les pratiques de CBM en matière de voyage de son personnel.

10. Acte de candidature

Les dossiers comprenant les pièces demandées doivent nous parvenir sous pli fermé avec la mention : « ASSISTANCE JURIDIQUE ET CONSEILS CBM 2023 » à l’adresse suivante :

CBM, Bureau Régional pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre / Villa B-86, Rue des Mercuriales, Résidence du Bénin – 07BP 13489 Lomé 07, Togo /

Téléphone (228) 2226 3220 /22260237.

Date de dépôt des dossiers : Vendredi 17 novembre 2023 à 17H30