Assistant Administratif & Logistique (H/F) en stage
SOS Villages d’enfants Internationale est l’organisation faîtière de la fédération mondiale des Villages d’Enfants SOS. En tant qu’organisation non gouvernementale de développement social, nous soutenons les enfants sans soins parentaux et les familles dans des conditions de vie difficiles à travers des services de soins, d’éducation, de santé et secours d’urgence, et nous plaidons pour les droits des enfants et des jeunes, en alliance avec une grande diversité des partenaires. Nous travaillons dans 135 pays et territoires, touchant plus d’un million d’enfants, de jeunes, de familles et des soignants chaque année.
Pour nous soutenir dans cette importante responsabilité, nous recrutons au poste ci-après :
ASSISTANT ADMINISTRATIF ET LOGISTIQUE H/F EN STAGE
Lieu : Lomé, Togo
Mission :
Sous la supervision du Coordonnateur Administratif et Logistique, l’Assistant Administratif et Logistique (H/F) en stage fournit un appui dans les domaines suivants : Administration, Logistique, Gestion des achats et la gestion des voyages et des réunions. Il / Elle est chargé (e) de fournir les services généraux de support administratif et de mise en œuvre de la stratégie opérationnelle de la branche.
De façon spécifique, l’Assistant Administratif et Logistique H/F en stage est chargé de :
– Gérer les appels et les courriers entrants et sortants.
– Apporter un appui administratif à toute l’équipe de la Branche Internationale de Lomé.
– Initier et assurer le suivi de tous les documents administratifs liés aux activités de la Branche.
– Appui à la préparation des documents pour les différentes réunions.
– Organiser et coordonner le classement de l’ensemble des documents administratifs et financiers et assurer leur mise à jour régulière.
– Assurer le suivi des réquisitions et tous les dossiers orientés vers les achats puis faire le suivi auprès des fournisseurs et prestataires.
– Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.)
– Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note…)
– Aider à l’organisation de la logistique des conférences / réunions et des voyages à l’étranger.
– Réserver des vols, traiter les demandes de visa, les réservations d’hôtel, les réservations de taxi.
– Organiser le planning du Représentant SOS Villages d’Enfants Branche Internationale de Lomé,
– Effectuer diverses tâches de gestion de l’information, y compris le classement général et la tenue de feuilles de présence.
– S’assure que ses activités sont conduites en conformité avec les normes de sauvegarde de l’enfant et du PHEAS (prévention contre harcèlement, l’exploitation et l’abus sexuel) de SOS Villages d’Enfants.
Qualification, Expériences et Compétences requises
– Titulaire d’une licence (BAC+3) dans le domaine du secrétariat ou de l’assistanat de direction et/ou de la gestion et/ou de l’administration, et/ou du transport/Logistique ou tout autre diplôme admis en équivalence ;
– Minimum une (01) année d’expérience en qualité de stagiaire dans le domaine dans une ONG (Organisation Non Gouvernementale) ou dans une organisation publique ou privée de renom ;
– Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat ;
– Bonne capacité Rédactionnelle et très bonne maîtrise des techniques bureautiques ;
– Excellente expression orale et rédactionnelle, bonne connaissance de l’anglais ;
– Maîtrise de MS Office ;
– Utilisation des modes de communications (téléphone, fax, messagerie, agenda électronique.) ;
– Analyse et gestion des demandes d’informations ;
– Capacité d’organisation, polyvalence, sens des priorités et des aptitudes à travailler en équipe ;
– Discrétion, sens de la confidentialité ;
– Bonne capacité relationnelle, bonne présentation ;
– Forte capacité d’organisation, rigueur et méthode.
Dépôt des candidatures
Les dossiers de candidature, comprenant uniquement un CV à jour ainsi qu’une lettre de motivation adressée au Représentant de SOS Villages International Branche Internationale de Lomé du Bureau International Région Afrique de l’Ouest, du Centre et du Nord, devront être envoyés à l’adresse électronique suivante : jobs.iorwcaf@sos-kd.org avec en objet le numéro de référence suivant : Poste d’Assistant Administratif et Logistique H/F en stage SOS Villages d’Enfants Branche Internationale de Lomé, ou sous pli fermé à l’adresse suivante :
SOS Villages d’Enfants Branche Internationale de Lomé, 112 rue Kiwadjoi Wuiti, BP : 1394 Tél. : (+228) 22 23 76 10
– Date limite de réception des dossiers est fixée au 04 Mars 2022. Seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s seront contacté(e)s.
– Les dossiers de candidature incomplets et/ou avec un objet différent ne seront pas examinés. SOS Villages d’Enfants se réserve le droit de procéder à la vérification du casier judiciaire et de demander les copies certifiées conformes des diplômes/certificats pour les candidatures retenues.
Ce que nous représentons
SOS Villages d’Enfants s’engage à créer et à maintenir un environnement protecteur qui promeut ses valeurs fondamentales et empêche l’abus et l’exploitation des enfants.
Nous condamnons fortement toute forme de violence et d’exploitation des enfants, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de notre organisation, et répondons de manière appropriée à tout abus prouvé ou présumé et à toute tentative d’abus. Nous développons des mécanismes pour sensibiliser, prévenir, encourager le signalement et faciliter la réaction.
Nos actions peuvent aller des mesures de développement du personnel comme la formation et le conseil jusqu’à des mesures comme la suspension, le licenciement ou la poursuite en justice.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
