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APPEL A MANIFESTATION D’INTERET INTERNATIONAL

Sélection d’un cabinet en vue de la réorganisation du système de conservation et de gestion physique et numérique des archives du Tribunal de grande instance et de la Cour d’Appel de Lomé

AMI N° 001/2024/MJL/CAB/PRMP

La présente sollicitation de manifestations d’intérêt fait suite à l’Avis général d’appel d’offres paru dans le quotidien national Togo-Presse le 15 janvier 2024.
Le Ministère de la Justice et de la Législation a obtenu dans le cadre du budget de l’Etat, gestion 2024 des fonds et a l’intention d’utiliser une partie de ces fonds pour effectuer des paiements au titre du marché de services de prestations intellectuelles relatif à la sélection d’un cabinet en vue de la réorganisation du système de conservation et de gestion physique et numérique des archives du Tribunal de grande instance et de la Cour d’appel de Lomé.
Les présents services de consultants comprennent des missions ci-après :
- faire un diagnostic de la situation actuelle de la gestion des documents physiques et électroniques dans les deux juridictions ;
- faire une proposition de schéma d’organisation physique global conformément aux observations issues du diagnostic et de sorte à faciliter le passage à la gestion électronique des archives ;
- définir un Système d’Archivage Electronique (SAE) à mettre en place au sein des deux juridictions qui mettra l’accent sur les volets gestion des archives physiques et archivages électroniques (fournir un logiciel d’archivage physique et mettre en œuvre un système d’archivage électronique des dossiers) ;
- inventorier l’ensemble des documents et archives du Tribunal de grande instance et de la cour d’appel de Lomé ;
- faire le traitement physique et intellectuel des documents ;
- fournir les rayonnages appropriés pour le rangement des documents répertoriés et traités ;
- reclasser les dossiers dans les salles d’archivage, conformément aux normes archivistiques ;
- élaborer un système de classement des documents ;
- élaborer un manuel d’archivage à l’usage de tous les fonctionnaires et archivistes du Tribunal de grande instance et de la Cour d’Appel de Lomé ;
- trier les documents à éliminer et procéder à leur incinération.
La version physique des termes de référence de la mission peut être obtenue à l’adresse suivante : bureau Personne Responsable des Marchés Publics du Ministère de la Justice et de la Législation, immeuble du « cabinet » porte n° 29 sis au Boulevard de la Nouvelle Présidence de la République, derrière l’immeuble de Togocom, Tél. : 22 50 48 93, tous les jours ouvrés de 09 heures à 11 heures et de 15 heures 30 à 16 h 30 mn (heure locale) et par mail à l’adresse ci-après : marchespublicsjustice@gmail.com.
La durée de la mission est de trente-six (36) mois.
Les candidats intéressés sont invités à manifester leur intérêt pour la prestation des services décrits ci-dessus en fournissant les informations indiquant qu’ils sont qualifiés pour exécuter les services.
Les candidatures seront évaluées sur la base des critères ci-après :
- La nature des activités du candidat et le nombre d’années d’expérience (10 points)
  - Etre un cabinet spécialisé dans le domaine de l’archivage et réaliser cinq (05) missions dans ledit domaine de manière générale au cours des dix (10) dernières années. En rapport avec ce critère, les candidats doivent fournir les documents (avec preuves) indiquant l’année de leur création et les missions réalisées dans le domaine des archives.
  - 01 point par mission réalisée de manière générale : Note maximale 05 points ;
  - 0,5 point par année d’expérience : Note maximale 05 points.
- Les qualifications du candidat dans le domaine des prestations (15 points)
  - Avoir réalisé cinq (05) missions d’organisation et de gestion physique et numérique des archives. Trois (03) points par mission réalisée.
- Les références du candidat concernant l’exécution de marchés analogues (60 points)
  - Avoir réalisé trois (03) missions d’organisation ou de gestion physique et numérique des archives des départements ministériels, des entités administratives ou des tribunaux au cours des dix (10) dernières années (20 points par mission réalisée).
- L’organisation technique et managériale du cabinet (05 points)
  - Organigramme montrant l’organisation administrative, technique et financière du cabinet, la hiérarchie et la responsabilité de chaque membre du personnel (2,5 points)
    - Bonne organisation ;
    - Organisation acceptable ;
    - Mauvaise organisation.
  - Moyen matériel de candidat pour la réalisation de la mission (2,5 points)
    - Matériel informatique ;
    - Logiciel de classement des archives ;
    - Matériel roulant (véhicule 4×4).
  - N.B. : Les candidats sont informés qu’ils doivent fournir la preuve de la propriété des moyens matériels ci-dessus cités.
- Les qualifications générales et le nombre de personnels professionnels (10 points).
  - Afin d’apprécier la qualification du personnel permanent employé, les candidats fourniront en plus de leurs diplômes, les attestations de travail d’au moins trois (03) employés et les contrats les liant au candidat.
  - N.B.
    - Tout cabinet étranger doit obligatoirement s’associer avec un cabinet togolais dans le domaine de l’archivage ;
    - Seules les références justifiées par des attestations de bonne fin d’exécution sont considérées au titre des expériences similaires ;
    - Les activités du candidat doivent être justifiées.
Par ailleurs, les candidats devront joindre à leurs manifestations d’intérêt les pièces administratives suivantes :
- Pour les candidats communautaires (UEMOA)
  - La carte d’immatriculation fiscale en cours de validité ou toute pièce équivalente ;
  - Un extrait du registre du commerce et du crédit mobilier ;
  - Une attestation de non faillite délivrée par l’autorité compétente datant de moins de trois (03) mois ;
  - Un quitus fiscal datant de moins d’un (01) an ou l’attestation de régularité fiscale datant de moins de trois (03) mois ;
  - Un quitus social en cours de validité ;
  - L’attestation de l’inspection du travail et des lois sociales ;
  - L’attestation du paiement de la taxe parafiscale de régulation des marchés publics.
- Pour les candidats étrangers
  - Une attestation d’inscription au registre du commerce conformément à la législation ou à la pratique nationale du pays du consultant ;
  - Une attestation de non faillite datant de moins de trois (03) mois ;
  - L’attestation du paiement de la taxe parafiscale de régulation des marchés publics.
  - N.B. : A l’exception du quitus fiscal ou de l’attestation de régularité fiscale et de l’attestation de paiement de la taxe parafiscale de régulation qui doivent être fournis en original, les autres pièces peuvent être en copies légalisées.
Il est demandé aux candidats de fournir ces informations en ne dépassant pas trente-cinq (35) pages annexes y compris. Le document doit être obligatoirement présenté dans la police Times News Roman, taille 12 et en interligne 1.5, marge normale. Les candidats peuvent s’associer pour renforcer leurs compétences respectives.
Une liste de six (06) candidats présentant au mieux les aptitudes requises pour exécuter les prestations sera établie par l’Autorité contractante ; ces candidats présélectionnés seront ensuite invités à présenter leurs propositions techniques et financières et un candidat sera sélectionné selon la méthode basée sur la qualité technique et du montant de la proposition (sélection qualité-coût).
Les candidats intéressés peuvent obtenir des informations supplémentaires au sujet des documents de référence à l’adresse suivante : Personne Responsable des Marchés Publics du Ministère de la Justice et de la Législation, immeuble du « cabinet » porte n° 29 sis au Boulevard de la Nouvelle Présidence de la République, derrière l’immeuble de Togocom, Tél. : 22 50 48 93 tous les jours ouvrés de 09 heures à 11 heures et de 15 heures 30 à 16 heures 30 (heure locale).
Les manifestations d’intérêt, rédigées en langue française, doivent être fournies en trois (03) exemplaires dont un (01) original. L’original et les deux (02) copies doivent être placés dans une enveloppe portant clairement la mention : « Recrutement d’un cabinet en vue de la réorganisation du système de conservation et de gestion physique et numérique des archives du Tribunal de grande instance et de la Cour d’appel de Lomé » et être déposées à l’adresse suivante : Secrétariat de la Personne Responsable des Marchés Publics du Ministère de la Justice et de la Législation, immeuble du « secrétariat général » sis au Boulevard de la Nouvelle Présidence de la République, derrière l’immeuble de Togocom, Tél. : 22 50 48 93, au plus tard le 06 Août 2024 à 09 h 00 TU.
Les plis des manifestations d’intérêt sont ouverts le même jour à 09 h 30 mn dans la salle de réunion du Ministère de la Justice, rez-de-chaussée du bâtiment du cabinet en présence des soumissionnaires qui souhaitent y assister.