L’OMS recrute-09/06/2023 (02 postes) – Congo Brazzaville

OBJECTIFS DU PROGRAMME

Assurer le leadership et la vision dans la Région africaine de l’OMS, faciliter la planification, la programmation, la mise en œuvre, le suivi et l’évaluation des activités de l’UHP et soutenir et promouvoir les activités de recherche. Le cluster développera des partenariats stratégiques pour améliorer la mobilisation des ressources pour l’UHP et mettra en œuvre des méthodes innovantes pour intensifier les activités de l’UHP dans les pays de la région.

DESCRIPTION DES DEVOIRS

GÉNÉRAL- Superviser et surveiller le flux d’informations du bureau du directeur, filtrer, trier, analyser et identifier les domaines nécessitant une action de la part du directeur.- Assurer un suivi efficace et rapide des demandes d’informations, de briefings et d’autres actions émanant du bureau du directeur, assurant la liaison avec les unités/équipes, le cas échéant.- Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion, et agir en fonction de la nature et de l’urgence de chacun, y compris en les redirigeant le cas échéant. – Fournir des informations générales pour les rendez-vous avec les visiteurs officiels et/ou les membres du personnel. – Tenir à jour l’agenda et le calendrier du directeur en programmant des réunions et/ou en les reprogrammant en raison de perturbations dues à des événements imprévus, redirige les visiteurs et les appelants si nécessaire

CORRESPONDANCE- Rédige la correspondance générale ou administrative de sa propre initiative ou sur la base d’instructions ; finaliser la correspondance/les rapports pour signature/autorisation.- Vérifier que la correspondance sortante est présentée conformément aux styles de l’OMS et du département et vérifier la langue, la grammaire et l’exactitude avant de la soumettre pour signature et autorisation.- Analyser la correspondance et les demandes entrantes à la lumière des documents de base , instructions, politiques et précédents, rechercher, obtenir et joindre des informations générales en prévision des besoins de l’officier responsable, ou les rediriger le cas échéant ; identifier et mettre en évidence les documents entrants et joindre des informations générales et identifier les domaines nécessitant une action par le personnel professionnel, en attirant leur attention sur des éléments spécifiques. – S’assurer que les rapports et documents techniques sont conformes aux normes, règles, pratiques et procédures de l’OMS, en les éditant et en les corrigeant si nécessaire avant leur soumission à la signature ou à l’approbation de l’autorité compétente. – À l’aide d’outils de suivi appropriés, suivre et assurer que les dates cibles et les échéances sont respectées et que la correspondance et les demandes sont traitées en temps opportun.

FINANCES- Sur instructions, maintenir les plans RH dans GSM- Soumettre la demande de paiement à GSC et surveiller les paiements par rapport aux factures et reçus. RESSOURCES HUMAINES – Surveiller les registres des congés et des présences, au besoin.

GESTION DE L’INFORMATION – En étroite collaboration avec d’autres membres du personnel de soutien, créer et/ou maintenir des systèmes de classement ; examen continu du système de classement pour s’assurer que l’information est à jour et utilisée de manière efficace et efficiente. – Obtenir des documents et des informations de sources internes et externes selon les besoins ; effectuer des recherches d’informations (bibliothèque, Internet) sur demande.- Coordonner la compilation des documents techniques demandés et fournis par le personnel professionnel, d’autres clusters ou programmes pour s’assurer qu’ils sont logiquement compilés, formatés et assemblés pour faciliter le travail du directeur.

ADMINISTRATION DES RÉUNIONS – Organiser, coordonner et diriger la préparation administrative des réunions, séminaires, ateliers, y compris la préparation des plans d’événements dans GSM/Oracle, les lettres d’invitation, les estimations de coûts et les demandes de voyage ; aider à la préparation des documents; l’envoi de matériel et la liaison avec les participants et les autres personnes impliquées. – Préparer des présentations à l’aide de PowerPoint et d’autres progiciels de sa propre initiative ou sur la base d’instructions. Planifier les réunions d’équipe/de service, selon les horaires et les besoins ; rédiger des procès-verbaux et suivre les points d’action pour assurer une réponse rapide aux demandes du directeur et préparer des procès-verbaux.- Obtenir des informations et des documents de référence pour les réunions, séminaires, ateliers, etc. auxquels assisteront le personnel professionnel de l’équipe, en vérifiant leur disponibilité et s’assurer qu’ils disposent des dossiers et documents d’information appropriés.

ACHAT ET VOYAGE : Élévation des inscriptions et des TR dans le système GSM pour le bureau du directeur de groupe – Suivi des reçus des biens/services et saisie des reçus dans le système – À l’aide de GSM/Oracle, préparer les demandes de voyage pour les voyages officiels de l’OMS. Effectuer les réservations de vols et d’hôtels, préparer les dossiers de voyage et traiter d’autres questions connexes sur demande ou de sa propre initiative.

QUALIFICATIONS REQUISES

Éducation

Essentiel : Diplôme d’études secondaires ou son équivalent en enseignement technique ou commercial.

Souhaitable : Une formation en finance, passation des marchés, secrétariat et/ou dans un domaine administratif est souhaitable.

Expérience

Essentielle : Au moins 8 ans d’expérience professionnelle pertinente.

Souhaitable : Une expérience dans des postes de soutien administratif au sein de l’OMS ou d’une autre agence des Nations Unies est un atout. Une expérience des systèmes basés sur Oracle ou d’un autre système de type ERP est un atout.

Compétences

Le titulaire fera preuve de maîtrise; actualiser ses connaissances dans l’utilisation de la bureautique moderne par des cours internes, sur le tas ou en autoformation. Excellentes compétences interpersonnelles et capacité à traiter avec le personnel à tous les niveaux. Sensibilisation aux règles et règlements, politiques et procédures de l’OMS. Il/elle est capable de briefer et d’expliquer les procédures aux autres membres du personnel. Le tact, la discrétion et la capacité à garder les informations confidentielles sont essentiels. Le titulaire doit maintenir ses compétences informatiques dans Word, Excel, Outlook, Power Point et Global Management System (GSM).

Compétences de l’OMS

1. Communiquer de manière crédible et efficace

2. Favoriser l’intégration et le travail d’équipe

3. Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles

4. Produire des résultats

Utilisation des compétences linguistiques

Essentielle :  Connaissance approfondie du français. Connaissance intermédiaire de l’anglais.

Souhaitable:

RÉMUNÉRATION

L’OMS offre au personnel de la catégorie des services généraux un package de rémunération attractif, qui pour le poste ci-dessus comprend un salaire de base net annuel à partir de 11 368 000 XAF (sous réserve des retenues obligatoires pour les cotisations de retraite et d’assurance maladie, le cas échéant) et 30 jours de congé annuel.

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

• Cet avis de vacance pourra être utilisé pour pourvoir d’autres postes similaires au même niveau de grade

• Seuls les candidats sérieusement pris en considération seront contactés.

• Un test écrit peut être utilisé comme une forme de présélection.

• Dans le cas où votre candidature serait retenue pour un entretien, il vous sera demandé de fournir au préalable une copie scannée du ou des grade(s)/diplôme(s)/certificat(s) requis pour ce poste. L’OMS ne prend en compte que les diplômes d’enseignement supérieur obtenus auprès d’un établissement accrédité/reconnu dans la Base de données mondiale sur l’enseignement supérieur (WHED), une liste mise à jour par l’Association internationale des universités (AIU)/Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture (UNESCO). La liste est accessible via le lien : http://www.whed.net/ . Certains certificats professionnels peuvent ne pas apparaître dans le WHED et nécessiteront un examen individuel.

• Conformément au paragraphe 3 de l’article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération primordiale dans l’emploi du personnel est la nécessité d’assurer les normes les plus élevées d’efficacité, de compétence et d’intégrité. Il sera dûment tenu compte de l’importance de recruter le personnel sur une base géographique aussi large que possible.

• Toute nomination/prolongation de nomination est soumise au Statut du personnel, au Règlement du personnel et au Manuel de l’OMS.

• Pour plus d’informations sur les opérations de l’OMS, veuillez visiter : http://www.who.int.

• L’OMS s’est engagée à créer un environnement diversifié et inclusif de respect mutuel. L’OMS recrute et emploie du personnel indépendamment du statut d’invalidité, du sexe, de l’identité de genre, de l’orientation sexuelle, de la langue, de la race, de l’état matrimonial, des origines religieuses, culturelles, ethniques et socio-économiques ou de toute autre caractéristique personnelle.

• L’OMS s’est engagée à atteindre la parité hommes-femmes et la diversité géographique au sein de son personnel. Les femmes, les personnes handicapées et les ressortissants d’États membres non représentés et sous-représentés ( https://www.who.int/careers/diversity-equity-and-inclusion ) sont fortement encouragés à postuler aux emplois de l’OMS.

• Les personnes handicapées peuvent demander des aménagements raisonnables pour permettre leur participation au processus de recrutement. Les demandes d’aménagement raisonnable doivent être envoyées par e-mail à Reasonableaccommodation@who.int

• Un dossier impeccable en matière d’intégrité et de normes éthiques professionnelles est essentiel. L’OMS est fière d’avoir un personnel qui adhère aux normes éthiques et professionnelles les plus élevées et qui s’engage à mettre en pratique la Charte des valeurs de l’OMS .

• L’OMS a une tolérance zéro envers l’exploitation et les abus sexuels (EAS), le harcèlement sexuel et d’autres types de conduite abusive (c’est-à-dire la discrimination, l’abus d’autorité et le harcèlement). Tous les membres du personnel de l’OMS ont un rôle à jouer dans la promotion d’un lieu de travail sûr et respectueux et doivent signaler à l’OMS tout cas réel ou suspecté d’EAS, de harcèlement sexuel et d’autres types de conduite abusive. Pour s’assurer que les personnes ayant des antécédents avérés d’EAS, de harcèlement sexuel ou d’autres types de conduite abusive ne sont pas embauchées par l’Organisation, l’OMS procédera à une vérification des antécédents des candidats finaux.

• L’OMS a un environnement sans fumée et ne recrute pas de fumeurs ou d’utilisateurs de toute forme de tabac.

• L’OMS offre également un large éventail d’avantages au personnel, y compris un congé parental et des modalités de travail flexibles attrayantes pour aider à promouvoir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée et permettre à tous les membres du personnel d’exprimer et de développer pleinement leurs talents.

• L’âge légal de départ à la retraite pour les nominations du personnel est de 65 ans. Pour les candidats externes, seuls ceux qui devraient terminer le mandat seront normalement pris en considération.

• Ce poste fait l’objet d’un recrutement local et sera pourvu par des personnes recrutées dans la circonscription locale du lieu d’affectation.

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