TERMES DE REFERENCE AUDIT DE GESTION ET DES COMPTES DE MIVO ENERGIE
CONTEXTE ET JUSTIFICATION
Association française créée en 1998, Entrepreneurs du Monde (www.entrepreneursdumonde.org) agit auprès des populations vulnérables des pays en développement. Elle permet à des milliers de femmes et d’hommes en situation de grande précarité d’améliorer leurs conditions de vie : elle les appuie dans leurs propres initiatives économiques et leur facilite l’accès à des produits à fort impact sanitaire, économique et écologique. Depuis 2011, Entrepreneurs du Monde agit au Togo dans le domaine de la microfinance sociale, de l’entrepreneuriat et de l’accès à l’énergie. C’est dans ce contexte que Mivo Energie a été créée, une association de droit togolais qui repose sur un modèle économique innovant, qui associe à un réseau de distribution « au dernier kilomètre », à des services financiers et des outils de marketing social, afin de dépasser l’ensemble des barrières du marché qui entravent l’accès aux produits économes en énergie pour les populations comme les réchauds à gaz ou les lampes solaires.
L’auditeur aura pour mission la réalisation d’un audit de gestion et des comptes en vue de donner son opinion sur les états financiers au 31 décembre 2023 de Mivo Energie dont la durée d’exécution couvre la période de Janvier à Décembre 2023.
L’auditeur pourrait être reconduit pour les autres années pendant trois (3) exercices en fonction de la qualité de la prestation.
I. BUTS ET OBJECTIFS DE LA MISSION
- But de l’audit
L’audit est réalisé par un auditeur indépendant (qui n’a pas de liens privilégiés avec les responsables de l’organisation), possédant la compétence requise.
La mission d’audit sera réalisée conformément aux normes internationales d’audit définies par la Fédération Internationale des Auditeurs (IFA) ou leur équivalent local reconnu légalement, et procédera à toutes les vérifications et contrôles que l’auditeur pourra juger nécessaires en la circonstance. Il s’agit de vérifier que les comptes et états financiers présentés par l’association donnent une image exacte/fidèle et sincère de la situation financière de l’organisation et que les ressources mises à sa disposition ont été utilisées conformément aux objectifs de la structure et selon les clauses de gestion.
2. Objectifs
Les objectifs de l’audit sont les suivants :
- Certifier les comptes au 31 décembre 2023 ;
- Analyser et apprécier les procédures de gestion administrative, financière et comptable et le système de contrôle interne en vigueur au sein de l’organisation ;
- Apprécier la cohérence entre les procédures de décision et la pratique quotidienne ;
- Examiner l’observation des clauses des contrats de projet par les parties ;
- Apprécier la cohérence entre le rapport financier et le rapport d’activité ;
- Réaliser le suivi de la mise en œuvre des recommandations résultant des audits antérieurs ;
- Fournir un rapport contenant les conclusions majeures sur lesquelles l’opinion de l’audit est basée ;
- Formuler des recommandations en vue de l’amélioration du système de contrôle interne (SCI) et du système de gestion mis en place par l’association.
L’auditeur devra s’assurer que :
- Les pièces justificatives afférentes sont sincères et correspondent au niveau d’exécution financière constaté dans la comptabilité ;
- Les dépenses correspondent à des engagements / prestations réels et matériels ;
- L’organisation s’est acquittée de toutes ses obligations administratives et fiscales vis-à-vis notamment du traitement des charges sociales, des retenues d’impôts sur les prestations de services et de tout autre aspect fiscal inhérent des activités qu’elle mène en son sein ;
- Les dépenses sont enregistrées selon la nature des comptes ;
- Les appels d’offres ont été exécutés en toute conformité avec les procédures et dispositions du manuel de procédures administratives, financières et comptables et des normes généralement admises ;
- Le système de gestion comptable et financière concourt à la bonne exécution du budget (traitement et suivi) ;
- Les recettes afférentes à la comptabilité sont correctement imputées et qu’il n’existe pas de double emploi.
3. Échéancier de réalisation
L’auditeur disposera de trente (30) jours pour la réalisation de cet audit et d’une semaine au plus tard pour déposer le rapport définitif après une restitution en présence des parties prenantes. La période de démarrage de la mission est prévue pour le mois de février 2024.
4. Etendue de l’audit
L’audit externe devra être mené en conformité avec les Normes internationales d’audit et celles en application dans l’UEMOA, et devra inclure les tests et contrôles que l’auditeur considérera nécessaires selon les circonstances.
L’auditeur doit vérifier les principaux soldes comptables, notamment les flux de trésorerie, les soldes en banque et en caisse. Il doit prêter une attention particulière à la comptabilisation des fonds accordés par Entrepreneurs du Monde.
II. VERIFICATION DU CONTROLE INTERNE
L’auditeur est tenu de procéder à un examen exhaustif et approfondi du système de contrôle interne. Le but de cet examen est d’obtenir une compréhension suffisante des règles et procédures du système de contrôle interne y compris les documents (de gestion administrative, comptable, financière et budgétaire) en place et vérifier que ces règles et procédures sont adéquates et fiables, mises en application, et fonctionnent correctement.
L’auditeur appréciera plus particulièrement les systèmes comptables et d’information pour déterminer s’ils sont adéquats, la capacité du personnel comptable et financier à gérer efficacement les fonds de l’association.
L’auditeur vérifiera l’adéquation de l’organisation interne (structures, tâches, compétences, responsabilités, méthodes séparation des tâches) ainsi que l’existence physique et le mouvement des biens acquis (immobilisations, stocks, actifs).
III. CONTENU DU RAPPORT D’AUDIT
Le rapport d’audit doit contenir les éléments suivants :
- Un certificat d’audit dont le modèle sera joint au contrat d’audit ;
- Une lettre de gestion (Management Letter) dont le modèle sera joint au contrat ;
- L’appréciation sur les aspects trouvés comme étant faibles ou non conformes aux principes comptables généralement admis ;
- Les remarques sur les dépenses réalisées, la régularité des pièces comptables ;
- L’état de mise en œuvre des recommandations antérieures ;
- Les nouvelles recommandations pour une meilleure gestion financière.
L’auditeur est tenu de fournir :
- Un rapport provisoire à amender par cette dernière ;
- Un rapport définitif en 3 exemplaires (02 originaux et 1 copie) ;
- Une version électronique dument signée de la version consolidée ;
- Une version électronique des rapports définitifs dument signés.
IV. CHOIX DE L’AUDITEUR
Les Cabinets d’Audit/Consultants invités à postuler doivent être reconnu ayant une expérience confirmée en audit financier des associations et projets de développement et faisant profession habituelle de réviser les états financiers.
- Avoir réalisé au moins cinq (05) missions en audit financier des projets ;
- N’avoir aucun lien d’intérêt avec le bénéficiaire, les dirigeants ou les membres du personnel de Mivo Energie ;
- Disposer obligatoirement des qualifications professionnelles requises en matière de normes internationales d’audit et d’expérience au moins trois (03) ans. Les CV et diplômes des experts affectés à cette mission seront mis à la disposition de Mivo Energie
De plus, le Cabinet d’audit/consultant ne doit faire l’objet ni d’un redressement judiciaire, sauf autorisation spéciale délivrée par l’autorité judiciaire, ni d’une exclusion temporaire ou définitive prononcée, ni d’une poursuite judiciaire pour quelque motif que ce soit.
V. LES OFFRES
Les offres seront adressées au Directeur Exécutif de MIVO ENERGIE et en 3 exemplaires. Elles comprendront les éléments suivants :
a) L’offre technique :
L’offre technique pour la réalisation de l’audit devra contenir les éléments suivants :
- Une note de compréhension du mandat ;
- L’approche conceptuelle et la méthodologie proposée pour l’exécution du travail ;
- L’expérience du cabinet en matière de conduite d’audit des projets/programmes ;
- Un calendrier et un planning d’affectation du personnel qui représente, entre autres, les experts/jours engagés, ainsi que les délais et autres détails ;
- Un détail sur la composition de l’équipe proposée (CV) avec une description des tâches à assigner à chaque expert ;
b) L’offre financière
L’offre financière est présentée en détail avec un tableau récapitulatif.
Celle-ci doit être en trois (03) exemplaires comportant le détail du budget relatif à l’ensemble de la mission en Hors Taxes et en Toutes Taxes Comprises, les prix détaillés (honoraires, indemnités journalières, retenues sur prestations, transports, couts unitaires et cout totaux …).
Les offres techniques et financières doivent être envoyées par mail sur l’adresse mivo.energie@entrepreneursdumonde.org
VI. PROCESSUS DE SELECTION
L’offre proposée par chaque cabinet sera analysée par le comité de sélection de MIVO ENERGIE en appliquant des critères spécifiques d’appréciation tels que :
| Intitulé | Pts | Seront évalués… |
| Pertinence de l’offre technique (70) | ||
| Compréhension des TDRs et de la mission | 5 | L’existence d’un état des lieux rapide et l’argumentaire développé sur cette base pour justifier la bonne compréhension de la mission |
| Expérience du Cabinet | 20 | – La conduite de missions similaires – La fourniture des preuves des missions similaires – Notoriété du cabinet et ses affiliations – Capacités à conduire la mission |
| Qualité du personnel proposé | 20 | – Expériences des personnes proposées (femmes/hommes) – Missions similaires exercées par les personnes proposées – Preuve des missions similaires exercées par les personnes proposées – Les CV doivent être résumés (5 pages maximum) |
| Méthodologie proposée | 20 | – Originalité de la méthodologie proposée – Innovation dans la formulation de la méthodologie – Cohérence de la méthodologie |
| Chronogramme | 5 | – Réalisme du chronogramme – Adéquation du chronogramme avec la méthodologie |
| Offre financière (25) | ||
| Budget proposé | 25 | L’adéquation entre les objectifs et les moyens, les justifications avancées, l’efficience, le réalisme des coûts proposés. |
| Genre (5) | ||
| Valorisation des compétences féminines | 5 | Le cabinet devra faire la preuve qu’il contribue à la réduction des inégalités de droits entre les femmes et les hommes, à l’élimination des discriminations et des violences à l’égard des filles/femmes et qu’il valorise des savoirs, savoir-faire et compétences féminines. |
VII. DATE DE DEPOT DES DOSSIERS
Les dossiers sont recevables au siège de MIVO ENERGIE sis à Agoè, von de l’annexe de la Mairie Agoe-Nyivé 1 ; 07 BP14311 Lomé-Togo, au plus tard le mardi 31 octobre 2023 à 17h00 et seul le cabinet retenu sera contacté pour la suite du processus.
Les offres seront reçues sous plis fermé portant la mention « Audit des comptes de Mivo Energie » au plus tard le mardi 31 octobre 2023 à 17H00.
Tout dossier incomplet ou déposé après cette date ne sera pas considéré.
Pour toute question concernant cette offre, bien vouloir contacter les adresses suivantes :
- Email : mivo.energie@entrepreneursdumonde.org
- Téléphone : 98 98 88 18 / 96 80 15 69 / 99 99 35 79
