| Intitulé publication: | PUBLIC INFORMATION ASSISTANT, G5 |
| Intitulé code d’emploi: | Assistant à l’information publique |
| Département / Bureau: | Département de la communication globale (DCG) |
| Lieu d’affectation: | LOME |
| Période de candidature: | 28 janvier 2022 – 27 février 2022 |
| No de l’appel á candidature: | 22-Public Information-DGC-173602-R-Lome (O) |
| Staffing Exercise | N/A |
Cadre organisationnel
This position is located in the United Nations Information Centre (UNIC) in Lomé, Togo within the Information Centres Service (ICS), Strategic Communications Division (SCD), Department of Global Communications (DGC).
The UNIC is part of the global network of United Nations Information Centres (UNICs), and UNIC Lomé is the principal source of information about the United Nations system in Togo. The UNIC is responsible for promoting public understanding and support for the aims and activities of the United Nations by communicating about its work and disseminating UN information materials to a local audience in French and local languages, engaging local and
regional partners: and, overall, bringing the United Nations closer to the people it serves.
The incumbent is under the overall supervision of a Public Information Officer (Desk Officer) in the Programme Support Section (PSS), ICS at UN Headquarters and reports directly to the National Information Officer (NIO) in UNIC Lomé.
Responsabilités
Within delegated authority, the incumbent is responsible for the following duties:
• Provides general office support; responds to complex information requests and inquiries; processes, drafts and finalizes correspondence and other communications materials; sets up and maintains files/records, organizes meetings, monitors deadlines, etc.
• Coordinates administrative services, including preparing, monitoring and processing various requisitions, service contracts and payment vouchers, assisting with the preparation of budget and monitoring of expenditures, assisting with recruitment, coordinating special assignments and related travel authorizations, etc. Provides specialized assistance to officers in the production and delivery of information communications activities, products and services and assists with reporting, monitoring and evaluation.
• Manages, updates and further develops internal databases; updates web sites and social media accounts, to include drafting and editing content; assists in design, development and maintenance of Internet applications; generates a variety of standard and non-standard statistical and other reports from various databases.
• Researches, compiles and presents basic information for use in the preparation and production of communications products/services.
• Serves as photographic assistant by producing digital imaging, producing photo prints, and serving as back-up photographer; write captions for UN photos.
• Coordinates media coverage of important events; liaises with news and publications agencies, public relations firms, UN photographers, etc. to provide advance notice of, and information on, upcoming meetings, briefings and special events and to ascertain coverage requirements; coordinates technical arrangements and organizes and allocates space for visiting news, photo, TV and film personnel; evaluates and processes applications for UN security clearances/accreditations.
• Participates in the planning and coordination of major exhibits; liaises with relevant departments/agencies; drafts and edits reports, production schedules, press releases and related texts, and correspondence related to the planning and production of exhibits.
• Using relevant computer software, creates designs in appropriate format for promotional and other material, e.g. brochures, presentational materials, announcements, video, audio, website and social media content, etc.; ensures that photos, graphics, etc. are appropriate and conform to UN standards for communications materials.
• Ensures availability and appropriate packaging of products for distribution at special events, exhibits, conferences, media functions, etc.
• Assists in the production and editing of video/film projects, radio programmes or online projects; tracks all production material; produces scripts, cue cards, etc., selects and catalogues sound and visual materials for inclusion in productions, and obtains requisite clearances and copyrights; coordinates scheduling of commercial and internal production facilities; directs studio recordings and/or evaluates audio quality of recordings for inclusion in programmes.
• Identifies and prepares new material for websites and social media accounts by: researching various information sources for relevant material and cross-checking information with author offices as required; retrieving and downloading pertinent documentation and other information in requisite programming languages for Web format or inserting into database after determining appropriate categorization; preparing new pages, incorporating graphics as needed, using appropriate authoring tools and necessary programming languages; preparing and updating index of documents; posting documents on the UN web and/or development servers and ensuring the appropriate directory location; checking and testing for multiple browser support, etc.
• Provides guidance/training to junior staff.
• Performs other duties as assigned.
Compétences
• PROFESSIONALISM: Knowledge of internal policies, processes and procedures related to communication, production and dissemination of public information. Ability to research information from a variety of sources. Shows pride in work and in
achievements; demonstrates professional competence and mastery of subject matter; is conscientious and efficient in meeting commitments, observing deadlines and achieving results; is motivated by professional rather than personal concerns; shows persistence when faced with difficult problems or challenges; remains calm in stressful situations. Takes responsibility for incorporating gender perspectives and ensuring the equal participation of women and men in all areas of work.
• COMMUNICATION: Speaks and writes clearly and effectively; listens to others, correctly interprets messages from others and responds appropriately; asks questions to clarify, and exhibits interest in having two-way communication; tailors language, tone, style and format to match audience; demonstrates openness in sharing information and keeping people informed.
• PLANNING & ORGANIZING: Develops clear goals that are consistent with agreed strategies; identifies priority activities and assignments; adjusts priorities as required; allocates appropriate amount of time and resources for completing work; foresees risks and allows for contingencies when planning; monitors and adjusts plans and actions as necessary; uses time efficiently.
Formation
A high school diploma or equivalent is required.
Expérience professionnelle
A minimum of five years of experience in public information, communications, public relations, administration and/or related area is required.
Experience drafting and translating content for different publishing formats and/or platforms, including briefing notes, press releases, speeches, social media or websites is required.
Experience working with digital communication outlets, including database-driven web sites and social media platforms is desirable.
Experience working with representatives from Government, media, international and national organizations, business groups, civil society organization, etc. is desirable.
Experience providing administrative support to an office of the United Nations common system or a comparable international organization is desirable.
Connaissances linguistiques
English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For the post advertised, fluency in English and French is required. Knowledge of another official United Nations language is desirable.
Méthode d’évaluation
Evaluation of qualified candidates may include an assessment exercise, which may be followed by a competency-based interview.
Notice spéciale
This position is subject to local recruitment pursuant to staff rule 4.4 of the United Nations Staff Rules. All staff in the General Service and related categories shall be recruited in the country or within commuting distance of each office, irrespective of their nationality and of the length of time they may have been in the country. A staff member subject to local recruitment shall not be eligible for the allowances or benefits exclusively applicable to international recruitment.
The United Nations Secretariat is committed to achieving 50/50 gender balance and geographical diversity in its staff. Female candidates are strongly encouraged to apply for this position.
Charte des Nations Unies
Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s’entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu’il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d’emploi ou crée au lieu de travail un climat d’intimidation, d’hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.
Sera dûment prise en considération l’importance d’un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l’Organisation à l’accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.
La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général.
Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d’instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d’accueil de leur compte Inspira.
Les candidatures feront l’objet d’une évaluation et d’un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d’évaluation de l’avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l’Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l’Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l’objet d’une attention particulière pour s’assurer de l’exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.
Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.
Aucun frais de dossier
L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.
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AGBENOU Kwasi Eli
Bonjour monsieur le directeur, je suis étudiant à l’université de Lomé, je fais la science naturelle plus précisément la Biologie et la physiologie Animale, je suis en 3eme année et je veux que vous me recrutez, je vous remercie infiniment