L’ONG URBIS FOUNDATION recrute-10/02/2025

CONSULTATION-TERMES DE RÉFÉRENCE SÉLECTION D’UN AUDITEUR EXTERNE

I-PRÉSENTATION

L’ONG URBIS FOUNDATION est une fondation pour l’environnement et la solidarité internationale créée à Munich en Allemagne en août 2002 et reconnue officiellement en octobre 2002 par le Gouvernement Allemand.

La représentation d’URBIS Fondation au Togo a vu le jour en 2005. Le 22 septembre 2009 URBIS Fondation-Togo a été reconnue en qualité d’Organisation Non Gouvernementale (ONG) par le Ministère de la Coopération, du Développement et de l’Aménagement du Territoire sous le N° 528/MCDAT/2009. En 2011, elle obtient son accord-programme avec le gouvernement Togolais qui a été renouvelé en 2016 puis en 2019. Son siège social est à Sokodé dans le quartier administratif, non loin de l’immeuble de l’ancien Tribunal et à côté de l’Hôtel Essofa. Elle dispose d’une représentation à Lomé dans le quartier Agoé-Assiyéyé, non loin de l’hôtel Base 228. URBIS Fondation-Togo intervient dans cinq (5) secteurs d’activités notamment : L’énergie solaire et l’efficacité énergétique, L’environnement et l’agriculture durable, L’éducation et la formation professionnelle, La santé publique, L’action sociale et humanitaire. Elle s’est assignée comme mission de lutter contre la pauvreté et la précarité de la vie. Depuis près de dix ans, le programme d’Urbis Fondation Togo est soumis à l’audit en vue d’une amélioration et l’efficacité dans la gestion des subventions.

II- Objectif de la consultation

L’objectif de cette consultation est le recrutement d’un auditeur externe ou cabinet d’audit pour un mandat d’un an pour l’audit des dépenses réalisées au cours de l’année et l’établissement des Etats Financiers. Les projets mis en œuvre par URBIS Foundation Togo (UFT) doivent faire l’objet d’un audit comptable et financier pour toutes ou partie des flux de mouvements financiers réalisés dans le cadre de ses projets. L’auditeur choisi devrait d’une part établir les Etats financiers selon les normes standards en vigueur et exprimer, à l’issue de l’audit, une opinion professionnelle, indépendante et objective sur la vérification pour les dépenses mises en œuvre au cours de l’exercice considéré

III- Organisation de l’audit

III-1-  Méthodologie et Approche de l’audit

L’auditeur proposera une note méthodologique pour la réalisation de cet audit. Celle-ci devra précisera la méthode d’échantillonnage permettant d’assurer une bonne représentativité des dépenses et revenues à contrôler au niveau global et pour chaque secteur.

III-2- Lieu d’intervention

L’audit s’effectuera principalement dans les locaux d’URBIS Foundation à Sokodé avec l’appui d’une personne ressource (Comptable). L’auditeur pourrait poursuivre certaines tâches (rédaction de rapports, …) dans son bureau s’il le requiert.

L’audit doit avoir lieu en mars 2025 et la première version du rapport doit être disponible au plus tard fin avril 2025.

V-Déroulement et Etendue de l’audit

Il convient à l’issue de la sélection de tenir une réunion de cadrage avant l’audit proprement dit :

V-1-Réunion de prise de contact et de cadrage avec l’auditeur

Cette réunion dont l’objectif principal est la bonne compréhension par l’ONG du périmètre et des modalités de contrôle de l’audit pour mieux se préparer, devra se tenir à la suite du choix de l’auditeur. Elle permettra entre autre de s’entendre sur le timing de l’audit en lien avec nos disponibilités

V-2- Réalisation et Restitution de l’Audit

Le montant total des subventions versées qui font l’objet de l’audit s’élève à 221 513 069 f  réparti par secteur d’activité.

L’auditeur ou le cabinet sélectionné devra effectuer sa mission sur les bases suivantes :

• Vérification de la planification et la budgétisation
• Vérification du système comptable et des enregistrements
• Vérification des flux de mouvements financiers :
• Contrôle des éléments clés de la gestion financière
• Production des états financiers pour l’année 2024
• Traitement des justificatifs des bons de caisse et leurs classements.
• Décompte des salaires
• Contrôle des secteurs porteur de produits
• Vérification des déclarations mensuelles à l’OTR suivant les dispositions de l’OHADA révisé.
• Production d´un bilan avec actif et passif
• Production du rapport financier

L’auditeur devra réaliser l’ensemble des vérifications mentionnées dans la liste des tâches susmentionnées. Si certains points n’ont pas pu être vérifiés, il conviendra de le préciser et de fournir les raisons dans le rapport provisoire.

VI-Rapports à Fournir

A l’issue de la vérification, l’auditeur devra rédiger et soumettre  un premier rapport au prestataire, un deuxième rapport après la réponse et les suggestions du demandeur au plus tard une semaine, puis un rapport final dument signé.

VII- Proposition technique et Financière

L’auditeur ou le cabinet invité à soumissionner devra fournir les éléments suivants :

Une proposition technique qui devra indiquer :

• La méthodologie proposée pour la conduite de l’audit
• Les références et expériences du consultant sur une période de cinq ans (3 pages maximum)
• Le CV du ou des intervenants et répartition des responsabilités
• Une estimation des charges en homme

Une proposition financière qui devra comporter :

• Le coût par jour et global de l’audit y compris les détails
• Les modalités de payement
• La disponibilité l´auditeur dans la période souhaitée mars/avril 2025.

Le Profil du consultant :

• L’auditeur ou consultant signataire du rapport doit être un expert-comptable diplômé et membre de l’Ordre National des experts Comptables et Comptables Agréés (ONECCA) avec un minimum de cinq années d´expérience.
• Application des normes internationales et en rapport avec le SYCEBNL

VIII- Traitement des Offres

Evaluation des Offres

L’auditeur ou le cabinet sélectionné sera celui qui aura l’offre la mieux-disante :

• Offre technique : compréhension de TDR, méthodologie et expérience du ou des consultants dans le domaine
• Offre financière : Coût de la prestation

Le demandeur se réserve d’une part le droit de négocier les propositions avec les candidats sélectionnés et d’autre part le droit de ne sélectionner aucun candidat si aucune offre n’a été jugée satisfaisante.

IX- Envoie des offres et date limite de soumission

Les dossiers doivent être envoyés par mail avec objet « Recrutement d’un Auditeur externe » à l’adresse info@urbistogo.org au plus tard le 10 Février 2025.  À 17 heures 30 min.

Pour toute information utile, contacter le 25 50 14 40/ 90 07 50 18/90 39 46 55

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