Le PNUD recrute

POSTE : Associé exécutif

Le Bureau pays du PNUD envisage de mettre en œuvre le nouveau Programme de développement (CPD) 2024 – 2026 en partenariat avec le Gouvernement du Togo dans un contexte de menaces diverses dans la Région du Golfe de Guinée. En vue d’assurer la gestion administrative de la Représentation du PNUD TOGO, le Bureau recrute un(e) Associé Exécutif.

III. Objectif du poste

Sous la direction et la supervision directe du Représentant Résident (RR), l’Executive Associate assure un fonctionnement efficace et efficient du bureau du RR, une confidentialité totale dans tous les aspects des missions, le maintien des procédures protocolaires, la gestion du flux d ‘informations et le suivi des délais et des engagements pris.

Il/elle promet une approche collaborative, axée sur le client, de haute qualité et orientée vers les résultats dans les opérations du bureau du RR.

Il/elle travaille en étroite collaboration avec le personnel du PNUD, les agences des Nations Unies, les autorités nationales, les organisations internationales et d’autres parties prenantes et entités externes afin d’assurer un flux d’informations efficace et le suivi des actions. , des instructions, des engagements et des ordres du jour.

Le PNUD adopte une approche de portefeuille afin de répondre à l’évolution des besoins opérationnels et de tirer partie des liens entre les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est censé travailler au sein d’unités, de fonctions, d’équipes et de projets dans des équipes pluridisciplinaires afin d’améliorer et de permettre la collaboration horizontale.

1. Fonctions et responsabilités principales

1.) Assurer le fonctionnement efficace et efficient du bureau du Représentant Résident (RR) en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants : 

• Organiser les rendez-vous et mettre à jour le calendrier de travail du superviseur, accueillir les visiteurs, prendre en charge les communications téléphoniques et fournir les renseignements demandés avec tact et discrétion ;
• Vérifier que les correspondances préparées par les collaborateurs ont été dûment visées par les supérieurs hiérarchiques de ceux-ci avant leur soumission à la signature du RR ;
• Organiser les réunions internes et externes participant peuvent des fonctionnaires de haut rang, et en assurer le secrétariat ;
• Assurer la saisie des correspondances, documents et rapports dont certains sont de caractère confidentiel ;
• Préparer la rédaction et la saisie de correspondances de moindre importance et en assurer le suivi ;
• Assurer les traductions des documents en cas de nécessité ;
• Tenir à jour la liste des noms, adresses, numéros de téléphone des Ministres, des hautes personnalités gouvernementales et des membres du corps diplomatiques ;
• Organiser les formalités de voyage du superviseur et maintenir une liaison constante avec les autres sections du bureau pour assurer une continuation normale des activités du bureau pendant son absence ;
• Exercer d’autres tâches selon les besoins.

2.) Fournir un soutien efficace en matière de communication au bureau afin de faciliter le flux d’informations essentielles.

• Maintenir un système automatisé de classement des documents confidentiels, en assurant la sécurité des supports et matériels ;
• Coordonner le transfert des informations et assurer le suivi des circulaires mises à disposition au sein du bureau ;
• Faciliter le partage des informations entre les différents départements et le bureau ;
• Faire le suivi des délais, des engagements et des actions prises et assurer la circulation des rapports collectés et soumis au Représentant Résident ;
• Assurer la gestion des appels entrants et des correspondances ;
• Maintenir une liaison permanente avec toutes les sections du bureau : recherche, sélection et diffusion d’information pouvant servir dans le cadre du travail ;
• Tenir les chefs de sections informés sur les rendez-vous du Représentant Résident qui intéressent leur domaine.

3.) Faciliter le développement et la gestion des connaissances au sein du bureau

• Participer au réseau d’échanges des connaissances et bonnes pratiques ;
• Développer la pratique de I’ERP Corporate Quantum pour les besoins du poste et au-delà, si nécessaire.

Le titulaire exécute d’autres tâches pertinentes de son profil fonctionnel et jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation.

Responsabilités de supervision/gestion : Aucune

1. Exigences

Éducation

• Fin d’études secondaires avec une formation en secrétariat.
• Un diplôme universitaire (Bac + 3) en assistance administrative, en gestion, en administration des affaires, en administration publique ou équivalent sera pris en considération.

Expérience, connaissances et compétences

• Au moins six (6) années d’expériences professionnelles (avec le diplôme d’Etudes secondaire) ou trois (3) ans d’expériences professionnelles (avec un diplôme universitaire Bac + 3) au niveau national ou international dans le domaine de l’ assistance administrative de haut niveau et des programmes ;
• Expérience de gestion des contacts internes et externes, notamment avec des personnalités de haut rang, des diplomates, des Chefs d’agences, le Secrétariat des Nations Unies et le Siège ;
• Maîtrise des logiciels bureautiques (MS Word, Excel, Power point, etc) et dans l’utilisation de systèmes de gestion basés sur le web tels que l’ERP.

Exigences linguistiques 

• La parfaite maîtrise du français est requise
• Une bonne connaissance pratique de l’anglais est requise

Démonstration attendue des compétences

Compétences transversales et techniques (insérer jusqu’à 7 compétences) 

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