L’ATAREKAD recrute un consultant-23/08/2023

L’ASSOCIATION DES TANTINES DE LA REGION DE LA KARA POUR LE DEVELOPPEMENT (ATAREKAD)

Termes de référence pour recruter un consultant (e) pour la révision du manuel de procédures administratives ; comptables et financières et l’élaboration des documents stratégiques (politique de lutte contre la fraude et la corruption ; politique genre ; politique de recrutement globale ; politique confidentialité et de protection des données) pour le Bureau Exécutif de l’ASSOCIATION DES TANTINES DE LA REGION DE LA KARA POUR LE DEVELOPPEMENT (ATAREKAD)

I- CONTEXTE

L’ASSOCIATION DES TANTINES DE LA REGION DE LA KARA POUR LE DEVELOPPEMENT (ATAREKAD) est une organisation à but non lucratif régit par la loi n°40-484 de 1901 des associations. Elle est enregistrée sous le numéro 0394/MATDDT-SG-DLPAP-DOCA au Ministère de l’Administration Territoriale de la Décentralisation et du Développement des Territoires

L’objectif global de l’ATAREKAD est de contribuer à lutter contre les grossesses précoces et non désirées, et de défendre les droits des jeunes et adolescents en matière de Santé Sexuelle et Reproductive (SSR) et de promouvoir l’inclusion des personnes en situation de handicap dans la région de la Kara

Dans le cadre de la mise à jour de son manuel de procédures administrative ; comptable et financière et de l’opérationnalité du plan stratégique en général (élaboration des documents stratégiques : politique de lutte contre la fraude et la corruption ; politique genre ; politique de recrutement globale ; politique confidentialité et de protection des données ), l’ATAREKAD a entamé après la phase d’examen de son système de contrôle interne dans ses aspects liés notamment à l’organisation interne, au fonctionnement des organes, au respect des dispositions légales et statutaires, à l’exercice du contrôle interne et la gestion des risques pour le compte des exercices 2019, 2020 et 2021 ; le processus de recrutement d’un consultant (de préférence un cabinet) pouvant conduire la révision des processus ou procédures de travail et l’élaboration de ses outils stratégiques cités plus haut qui seront mis à la disposition du Bureau Exécutif.

Il est à noter qu’aujourd’hui, les documents qualités constituent les piliers des systèmes de management de la qualité au sein de toute organisation à but ou non lucratif qui se veut performante et efficace.

Par ailleurs, le but n’est pas non de faire de la paperasse. En effet, l’objectif est non seulement de formaliser ce qui est nécessaire de l’être, pour une performance accrue, mais aussi d’avoir des supports fiables.

Les présents termes de références sont élaborés pour guider le processus desdits outils.

OBJECTIFS

De manière générale, il s’agira de doter l’ATAREKAD d’un manuel de procédures administratives ; comptables et financières ; la politique de lutte contre la fraude et la corruption ; la politique de recrutement globale et la politique confidentialité et de protection des données.

Spécifiquement, il s’agira de concevoir :

• un manuel qui décrit : l’organisation, le rôle et les fiches de postes des différents organes de l’organigramme de l’ATAREKAD ; les procédures et outils de gestion administrative en lien avec les procédures des différents bailleurs ; les procédures et outils de gestion comptable et financière en lien avec les procédures des différents bailleurs ; le plan de capitalisation des pièces comptables et justificatives de dépenses
• la politique de lutte contre la fraude et la corruption qui décrit l’engagement pris et les procédures appliquées par l’organisation pour prévenir, détecter et réprimer la fraude et la corruption dans le cadre de toutes ses activités et opérations, afin de prévenir et de lutter contre toute forme de malversation
• la politique de recrutement globale qui décrit le processus d’embauche transparent et équitable qui peut aider le personnel du Bureau Exécutif à sélectionner le bon candidat sur la base du mérite et de la pertinence avec le poste.
• la politique confidentialité et de protection des données qui décrit le processus qui vise à garantir que l’organisation respecte et protège la vie privée et les données personnelles des individus avec lesquels elle interagit. La politique vise à instaurer la confiance des parties prenantes, notamment les membres, les bénéficiaires, les donateurs et les partenaires, en démontrant un engagement fort envers la protection de leurs informations personnelles

LES BIENS LIVRABLES ATTENDUS 

Les biens livrables attendus sont les suivants :

• LIVRABLE 1 : le manuel de procédures administratives ; comptables et financières (Administration générale ; procédures de gestion du personnel ; procédures financières et comptables ; les procédures d’acquisition et de gestion des biens et services ; les procédures de trésorerie ; la gestion des immobilisations et des stocks ; procédures diverses ; la gestion des missions ; et les procédures d’audit interne et externes ; les annexes) ;
• LIVRABLE 2 : la politique de lutte contre la fraude et la corruption ;
• LIVRABLE 3 : la politique de recrutement globale et ;
• LIVRABLE 4 : la politique confidentialité et de protection des données.

NB : Tous les documents drafts et versions finales des livrables de la mission doivent être fournis en version numérique (MS Word et PDF) en langues Française.

Coordination et relation de travail :
Le consultant travaillera en étroite collaboration avec le Bureau Exécutif de l’ATAREKAD

LIEU DE TRAVAIL

Le consultant travaillera dans ses locaux ou à son domicile. Le travail requis implique une interaction et des réunions avec l’équipe des coordinations « ATAREKAD » sous forme de réunions de concertation/restitution en ligne.

Les ateliers de restitution se dérouleront en présentiel.

PROFIL DU CONSULTANT

Le consultant devra être une structure nationale de type cabinet d’audit en conformité avec la loi (impôts, CNSS et autres) en vigueur au Togo et ayant une expérience avérée dans l’organisation et la mise en place de système de gestion au sein des Organisations à but ou non lucratif.

Le consultant doit disposer d’une équipe complète et compétente dans le domaine de l’élaboration de manuels de procédures de gestion, d’organisation et de tenue de la comptabilité, de rédaction des documents stratégiques (la politique de lutte contre la fraude et la corruption ; la politique de recrutement globale et la politique confidentialité et de protection des données) et répondant aux critères suivants :

• Avoir au moins cinq années d’expériences dans le domaine des procédures de gestion de projet ou d’organisations et une maîtrise de l’élaboration des manuels de procédures administratives, comptables et financières ;
• Avoir une connaissance du monde associatif au Togo ;
• Avoir audité au moins trois (03) entités à but non lucratif notamment sur le système de contrôle interne.

CONFIDENTIALITE ET EXIGENCES PARTICULIERE

• Il est interdit au consultant de révéler à quiconque, sans l’accord préalable de l’équipe de suivi, des informations de toutes sortes recueillies ou évoquées durant sa mission.
• L’ensemble des documents produits seront la propriété de « l’Association des Tantines de la Région de la Kara pour le Développement (ATAREKAD) »

METHODOLOGIE DE SELECTION

A titre indicatif, la démarche méthodologique suivra les étapes suivantes :

• Exploiter les documents fournis par l’ATAREKAD, notamment les statuts, le Règlement intérieur, etc….
• Analyser le fonctionnement et interviewer en cas de besoin les membres du CA de l’ATAREKAD et le personnel de mise en œuvre des projets en place ;
• Recherches documentaires et contribution propres du consultant ;
• Proposer un manuel de procédures ; la politique de lutte contre la fraude et la corruption ; la politique de recrutement globale ; la politique confidentialité et de protection des données qui tient compte des réalités et aléas de terrain sur les diverses activités prévues ;
• Restituer le draft et amender ;
• Rédiger et transmettre la mouture finale du manuel de procédures

Le consultant complètera la méthodologie dans la formulation de son offre technique.

DOSSIER DE CANDIDATURE

Le document de proposition du consultant devra comprendre :

POUR L’OFFRE TECHNIQUE

• Une lettre de motivation de deux pages au maximum spécifiant aussi la disponibilité du   consultant   durant la période de la mission ;
• La compréhension du mandat ;
• Le calendrier de réalisation de la mission et ;
• Les références de réalisation des missions similaires et contacts des organisations pour lesquelles le consultant a réalisé des travaux précédemment.

POUR L’OFFRE FINANCIERE

• Offre financière précisant la rémunération défalquée en nombre de jours.
• Le montant total de la prestation.

Le dossier de candidature composé d’une offre technique et d’une offre financière doit être envoyé au plus tard le 23 Août 2023 à 15h 30 min avec pour objet « Candidature au poste de consultant MPACF & DS » à l’adresse suivante :  atareka01@gmail.com

Les offres reçues après cette date ne seront pas considérées.

EVALUATION DES DOSSIERS DE CANDIDATURE

L’examen des candidatures soumises sera effectué sur la base de l’évaluation de l’offre technique et de l’offre financière.

FINANCEMENT

L’activité d’élaboration de manuel de procédures et autres documents stratégiques d’ATAREKAD entre dans le cadre de la mise à jour des documents internes inscrit dans la note conceptuelle 2022-2023. Elle est financée par Fonds propre.