La Banque mondiale recrute-26/04/2023

RECEPTIONNISTE/TEMPORAIRE

Recrutement Local

Lieu : Lomé, TOGO

Fonctions/Responsabilités

Le poste est placé sous la supervision quotidienne de l’Assistante Exécutive (EA) et sous l’autorité du Représentant – Résident.
Réceptionniste:

• Contribuer au bon fonctionnement de la réception : répondre au téléphone et effectuer les tâches de réceptionniste;

• Mettre à jour la base de données des contacts;

• Contrôler la comptabilisation et la réservation de la salle de conférence;

• Assurer les opérations quotidiennes de bureau/réception et expédition du courriers/pochette de l’unité

• Traiter le courrier entrant et sortant et assurer l’enregistrement dans les registres de courriers.

Gestion des visiteurs

• Assurer le contrôle des missions en visite et veiller à ce que l’EA, ainsi que l’AE concerné soient informés de la mission/visite.

• Entretenir la salle la mission ou de visite en veillant à ce qu’elle soit en bon état et ordonnée, que les équipements (photocopieur, agrafeuse, déchiqueteuse,etc.) soient en bon état de fonctionnement et que les fournitures (papier, agrafes, etc.) soient disponibles à
tout moment, y compris le week-end, et coordonner avec le IT/RM/EA les questions qui requièrent une attention particulière.

• Tenir à jour les informations dans la salle de mission ou de visite, en assurant/vérifiant avec la EA et du RM, les mises à jour nécessaires, etc.

• Contrôler l’arrivée de nouveaux collègues, de personnel temporaire et de stagiaires dans le bureau et s’assurer que la EA et du RM sont au courant de ces dispositions.

Tâches liées à l’assistance bureautique

• Remplacer les Assistantes en cas d’absence pour assurer la continuité dans la gestion des dossiers
de l’unité, faire des photocopies, distribuer les courriers/messages urgents, obtenir des autorisations,
s’occuper des services de messagerie, etc.

• Utiliser les compétences de base de saisie et de traitement de texte pour aider à la préparation de documents courts, de mémos, de lettres et de courriers électroniques.

• Effectuer toute autre tâche de bureau assignée par la EA et le RM.

• Remplacer les Assistantes lors des missions de visite et d’autres membres dans les fonctions de bureau courantes, selon les besoins.

Compétences requises

• Capacité à effectuer un travail de routine en utilisant des applications et logiciels de base (Microsoft Office,Outlook) et des technologies et/ou des systèmes de gestion de base de données appropriés.

• Prête attention aux détails, capable d’organiser son propre travail et de mener à bien les tâches qui lui sont confiées conformément aux instructions et dans les délais convenus; capable de solliciter des conseils pour l’organisation des tâches non- routinières.

• Polyvalence et adaptabilité – Démontre la capacité et la volonté d’apprendre.

Orientation Client

• Fait preuve d’une attitude positive vis-à-vis du Client; peut établir de bonnes relations de travail avec les clients internes/externes.

Recherche de résultats

– Prend personnellement en charge et assume la responsabilité de respecter les délais et d’atteindre les résultats convenus, et dispose de l’organisation personnelle nécessaire pour y parvenir.

• Travail d’équipe (collaboration) et inclusion – Collabore avec les autres membres de l’équipe et contribue de manière productive au travail et aux résultats de l’équipe, en faisant preuve de respect pour les différences de points de vue.

• Connaissance, apprentissage et communication

– Fait preuve de tact et de jugement, de bonnes capacités d’écoute et de communication. Fait preuve d’intérêt pour l’apprentissage et l’amélioration de ses propres capacités, ainsi que pour le partage des connaissances

• Jugement professionnel et prise de décision analytique – Démontre des compétences de base en matière de recherche et d’organisation de l’information, cherche à obtenir des conseils dans des situations complexes.

Formation/Expérience

Formation minimale :

-BAC+2 avec 2 à 3 ans d’expérience. Ou combinaison équivalente de formation et d’expérience.

La maîtrise de l’anglais et une expérience professionnelle dans une organisation de développement seraient des atouts.

Pour postuler, les candidats qualifiés sont priés d’envoyer leur curriculum vitae et une lettre de motivation à: wbtogooffice@worldbank.org

La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 26 avril 2023. Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.