La BAD recrute à Abidjan-03/02/2024

Assistant(e) administratif(ve)

La Banque Africaine de Développement (BAD)

Abidjan, Côte d’Ivoire

Banque et Assurances

Assistant(e) administratif(ve)

Full vacancy title: Assistant(e) administratif(ve)

Location: Abidjan, Côte d’Ivoire

Position Grade: GS5

Position Number: 50001116

Posting Date: 04-jan-2024

Closing Date: 03-fév-2024

LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement, qui promeut la croissance économique et le progrès social à travers le continent. Elle compte 81 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux).

LE DÉPARTEMENT/LA DIVISION QUI RECRUTE :

Rattaché à la Vice-présidence des finances, le Département de la mobilisation des ressources et des partenariats (FIRM) assume la responsabilité fiduciaire de mobiliser des ressources stratégiques concessionnelles, ainsi que de gérer les relations avec les donateurs et d’établir des rapports, dans le but de compléter et de tirer parti des ressources et instruments financiers du Groupe de la Banque africaine de développement.

FIRM est composé de deux divisions – FIRM.1 et FIRM.2 – dont la responsabilité première est d’accroître le volume et les types de financement disponibles pour les pays membres régionaux (PMR) de la Banque. Le Département est placé sous l’autorité de la Vice-présidence des finances (FIVP). FIRM.1 est responsable des initiatives de mobilisation des ressources et des partenariats avec les entités souveraines. Il est chargé de la mobilisation, de l’allocation et du suivi des ressources au titre du capital statutaire de la Banque, ce qui inclut le Fonds africain de développement (FAD), le guichet concessionnel. FIRM.1 mène le partenariat avec les entités souveraines comme les agences d’aide bilatérale et gère la plupart des fonds fiduciaires bilatéraux des partenaires traditionnels. FIRM.2 est responsable de la gestion des relations avec les nouveaux partenaires, les économies émergentes et les partenaires non souverains. La Division est responsable de la Politique en matière de fonds fiduciaires, promeut le cofinancement avec les banques multilatérales de développement et les agences bilatérales et trouve des moyens de s’associer avec des donateurs non traditionnels. Elle fournit également des conseils et supervise la mise en œuvre des fonds fiduciaires et des fonds spéciaux.

À mesure que l’architecture financière mondiale évolue, le Groupe de la Banque s’attelle à jouer un rôle de chef de file dans les meilleures pratiques et les développements récents concernant la mobilisation des ressources et les approches de partenariat. Une nouvelle politique relative aux fonds fiduciaires a été approuvée en 2021 afin de s’assurer que les fonds fiduciaires du Groupe de la Banque sont adaptés à leur objectif et qu’ils répondent aux besoins actuels et en évolution. La politique des fonds fiduciaires de 2021 comportait, entre autres, les deux changements clés suivants : 1) en plus des dons, les fonds fiduciaires peuvent désormais recevoir et fournir des dons remboursables, des prêts, des fonds propres, des garanties et tout autre instrument financier disponible à la Banque ; 2) la création du véhicule spécifique au projet (VSP).

La Division FIRM.2 remplit les fonctions suivantes :

• Piloter le partenariat de la Banque avec les pays actionnaires émergents (dont la Chine, la Corée, l’Inde et le Brésil) et leurs agences d’aide bilatérale, les organismes multilatéraux, dont l’Union européenne, les Nations Unies et l’Union africaine ; ainsi qu’avec des organisations non souveraines telles que des entreprises et des fondations philanthropiques.
• Conduire les négociations stratégiques visant à mettre en place les véhicules de financement et les cadres institutionnels nécessaires permettant à l’institution d’accepter des ressources extérieures, y compris tous les mécanismes de cofinancement et les fonds fiduciaires alimentés par des partenaires extérieurs.
• Superviser la gestion fiduciaire des fonds fiduciaires bilatéraux et thématiques et des fonds spéciaux de l’institution. Plus précisément, mobiliser, allouer et contrôler et aider à la gestion du capital non statutaire en veillant au respect des règles du Groupe de la Banque africaine de développement et des engagements pris lors des négociations sur la reconstitution des ressources, le cas échéant.
• Assurer le suivi et la gestion des relations avec les partenaires existants et nouveaux et faire office de secrétariat pour le comité de revue des nouveaux partenariats (c’est-à-dire le Comité permanent chargé des partenariats).
• Identifier des moyens innovants de partenariat avec des donateurs non traditionnels et exploiter de nouveaux outils et approches de mobilisation de ressources (véhicule spécifique aux projets, crowdsourcing, blockchain, etc.) pour en évaluer l’applicabilité et la viabilité à la Banque.
• Effectuer des recherches et positionner l’institution de manière à ce qu’elle puisse répondre aux nouvelles tendances en matière de mobilisation des ressources thématiques. Aider d’autres unités organisationnelles du Groupe de la Banque à identifier des ressources pour leurs initiatives (par exemple, le programme Emplois pour les jeunes, le Guichet d’action climatique, etc.), y compris par la coordination des experts en mobilisation des ressources en poste dans d’autres unités organisationnelles du Groupe de la Banque.
• Proposer des produits financiers innovants et des instruments d’atténuation des risques qui catalysent les investissements du secteur privé pour le financement du développement en Afrique (par exemple, la Facilité de rehaussement du crédit en faveur du secteur privé) dans le cadre d’une approche de financement mixte.
• Rendre compte à la Direction et aux parties extérieures, selon les besoins, de l’utilisation des ressources placées en fiducie auprès du Groupe de la Banque africaine de développement.
• Élaborer et diffuser à des publics internes et externes des documents de formation, des documents sur le renforcement des capacités, des documents d’orientation et des documents de politique générale sur le processus de mobilisation des ressources en vigueur à la Banque africaine de développement (notamment en ce qui concerne la table ronde des BMD sur les fonds fiduciaires et le cofinancement et les séminaires sur les opportunités d’affaires).

LE POSTE :

Sous la supervision du Chef de FIRM.2, l’Assistant(e) administratif(ve) travaillera en étroite collaboration avec le Chef de division et l’équipe en leur apportant son soutien sur le plan administratif. Le/la titulaire du poste aidera le Chef de division et l’équipe à optimiser leur agenda en s’occupant des tâches administratives et du secrétariat.

PRINCIPALES FONCTIONS :

• Sous la supervision du Chef de division de FIRM.2, l’Assistant(e) administratif(ve) effectuera les tâches suivantes :
• Vérifier la qualité des documents nécessitant l’approbation ou la signature des membres du personnel.
• Veiller à ce que les documents soient transmis aux membres du personnel concernés de la division, en faire le suivi pour s’assurer qu’ils sont traités en temps utile et transmis au Chef de division pour signature, puis envoyer les copies signées de ces documents par voie électronique aux équipes concernées de l’écosystème pour qu’elles prennent les mesures qui s’imposent.
• Rédiger et finaliser les correspondances (courriers, lettres, mémos internes, etc.) concernant divers aspects, pour le compte des membres du personnel, et s’assurer du suivi.
• Prendre part aux réunions de division du personnel, prendre des notes et rédiger des rapports ; préparer les notes des réunions des membres du personnel.
• Veiller à la soumission en temps voulu des livrables demandés au Chef de division, en assurant le suivi avec les membres du personnel de la Division et en consolidant les contributions si nécessaire.
• Traiter les rapports de mission des membres de la Division ;
• Tenir un système de classement approprié ; maintenir le système d’archivage électronique des données relatives aux fonctions de mobilisation des ressources et de partenariat (partenariats, fonds fiduciaires, etc.) afin de garantir la conformité avec les règles et réglementations en matière d’audit.
• Assurer des contacts réguliers avec l’assistant(e) administratif du département FIRM pour les questions administratives, y compris les questions liées au budget.
• Organiser les voyages de mission du Chef de division et des membres du personnel de la Division.
• Organiser les réunions de la Division en réservant en temps utile les salles de réunion, en s’assurant que les équipements de vidéoconférence et d’audioconférence sont correctement connectés et que les présentations PowerPoint sont bien affichées lors de ces réunions.
• Aider à l’organisation de visites de donateurs/partenaires au Siège de la Banque ainsi qu’à des activités de sensibilisation internes et externes, telles que des séminaires sur les opportunités d’affaires et les séminaires dénommés « Brown Bag ».
• Aider à la préparation logistique des événements, y compris en ce qui concerne la communication, la gestion des participants, la réservation des salles, la restauration, les voyages, etc.
• Assurer la coordination avec le Département des services de technologie de l’information de la Banque, si nécessaire, pour les besoins se rapportant aux questions touchant SAP/BPPS/ATRS/SRAS et les technologies de l’information.
• Aider au recrutement et à la gestion contractuelle des consultants de la Division. Organiser le processus de sélection, communiquer avec les candidats et les membres du comité d’évaluation, consolider les fiches de notation, rédiger les mémos internes de sélection et les contrats. Faciliter le paiement des consultants.

CRITÈRES DE SÉLECTION (compétences, expérience, connaissances) :

• Être titulaire d’au moins une licence ou un diplôme équivalent en administration des affaires, en commerce, en administration ou dans une discipline connexe, avec une formation en fonctions de secrétariat, en administration ou en gestion de bureau.
• Justifier d’un minimum de quatre (4) années d’expérience pertinente à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le bureau d’un cadre de direction, de préférence au sein d’une organisation internationale.
• Pouvoir travailler sous pression et établir des priorités dans le cadre dynamique d’un environnement international et multiculturel.
• Être en mesure de traiter, de manière rapide et efficace, les demandes internes et externes.
• Pouvoir gérer des demandes et priorités simultanées et évolutives et des délais serrés.
• Maîtriser l’utilisation des équipements courants (ordinateur, numériseur, photocopieur, etc.).
• Faire preuve d’un engagement avéré à offrir des services excellents aux clients en matière de réception et d’administration.
• Pouvoir exécuter plusieurs tâches à la fois ; avoir d’excellentes capacités de résolution de problèmes et le souci du détail.
• Être capable de communiquer efficacement ; démontrer un excellent sens du service à la clientèle, avoir un bon esprit d’équipe, et le sens des relations.
• Être capable de travailler et de coopérer avec des personnes d’origines diverses et, partant, de travailler efficacement dans une organisation multiculturelle.
• Avoir de bonnes approches innovatrices et créatives face aux activités afin de renforcer la performance et de créer une plus-value pour les clients et l’organisation.
•  Faire preuve d’intégrité et de confidentialité.
• Être capable de communiquer efficacement à l’écrit comme à l’oral en anglais ou en français, avec une connaissance pratique de l’autre langue.
• Maîtriser les applications courantes (Word, Excel, PowerPoint et Access). La connaissance de SAP ou d’autres systèmes ERP serait un atout.

CE POSTE BÉNÉFICIE DU STATUT LOCAL ET N’OUVRE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI APPLICABLES AU STATUT INTERNATIONAL

SEULS LES RESSORTISSANTS DES PAYS MEMBRES DE LA BANQUE AYANT DÉJÀ LE DROIT DE SÉJOURNER ET D’Y TRAVAILLER SERONT PRIS EN COMPTE POUR CE POSTE. LA BANQUE NE PARRAINE PAS NI N’APPUIE LES DEMANDES DE PERMIS DE TRAVAIL ET DE RELOCALISATION POUR LE POSTE EN QUESTION.

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