Agent d’Accueil (H/F)

Contexte et objectif

Notre Société est spécialisée dans la production et distribution de produits de revêtement des sols et surfaces issus des pierres ornementales, s’adressant au marché de la CEDEAO et aux distributeurs internationaux.

Objectif général

L’entreprise envisage de recruter pour son siège à Lomé, un Agent d’Accueil (H/F). L’agent d’accueil est le premier point de contact pour les visiteurs, les partenaires et les clients d’une entreprise. Son rôle principal est d’accueillir les personnes de manière professionnelle et courtoise, de savoir répondre précisément à leurs questions tout en les orientant vers les services appropriés. Les fonctions de ce poste comprennent également la gestion des appels entrants, la coordination des différentes tâches liées à l'accueil et la communication avec les différents acteurs de la Société.

L’agent d’accueil construit ainsi des relations fonctionnelles dynamiques et complémentaires avec l’ensemble des services de l’entreprise. Son rôle contribue indéniablement par la qualité de ses services et de ses prestations, à la création d'une expérience positive, et se veut également garant des valeurs et de l’image de la Société.

Objectifs spécifiques

• Accueillir les visiteurs et s’enquérir du but de leur visite ;
• Fournir des informations générales sur l’entreprise, ses services et ses activités, et orienter les visiteurs vers les ressources appropriées.
• Référer les visiteurs clients, prestataires et/ou partenaires aux ressources appropriées, à l’interne ou à l’externe ;
• Informer au besoin les visiteurs des procédures d’accès et les diriger vers les bureaux ou les personnes concernées ;
• Gestion des appels téléphoniques : répondre aux appels téléphoniques entrants, filtrer les demandes et les transférer aux bons interlocuteurs ou assurer le suivi des messages aux personnes concernées ;
• Traitement du courrier : réceptionner et distribuer le courrier et les colis entrants, préparer les envois sortants ;
• Assistance administrative : fournir un soutien administratif de base, tel que des tâches de saisie/reporting, assurer la rédaction ou compilation de certains documents et contribuer à l’amélioration des outils et autres activités de secrétariat ;
• Prioriser et savoir gérer de façon raisonnable toute information qui arrive à son niveau en termes de degré de jugement, de prudence, de soin et de fermeté (due diligence ou diligence raisonnable) ;
• Veiller à présenter un environnement de travail décent (propreté, sécurité…) ;
• Toutes autres tâches/attributions qui lui sont assignées.
• Profil

• Titulaire d’un diplôme de niveau Bac à Bac+2, Brevet de Technicien Supérieur en Gestion, Administration, Secrétariat ou autres domaines connexes équivalent ;
• Disposant au moins de deux (2) ans d’expériences dans un poste similaire, en secrétariat/accueil /communication ;
• Expériences au sein d’une entreprise employant plus de 20 personnes ;
• Maitrise parfaite du français à l’écrit comme à l’oral, l’anglais lu, écrit, parlé serait un atout ;
• Maitrise des outils informatiques de base (téléphonie et suite Microsoft Office)
• Compétences professionnelles et aptitudes

• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles.
• Sens du service client et aptitude à traiter les situations délicates avec calme et professionnalisme.
• Bonne capacité d’organisation, d’écoute et de maitrise de soi
• Capacité à travailler de manière autonome et à gérer plusieurs tâches simultanément
• Faire preuve de discrétion et avoir le sens de la confidentialité ;
• Être ponctuel, dynamique et rigoureux ;
• Savoir-être et excellente présentation (tenue vestimentaire soignée).

Documents à fournir

Les candidat(e)s intéressé(e)s doivent présenter un dossier de candidature comprenant les éléments suivants :

• Un curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation
• Une copie des diplômes d’enseignements supérieurs ou de formations techniques complémentaires ;
• Attestation de travail des employeurs ;
• Préciser les contacts et profils d’au moins (02) référents professionnels

Nous vous proposons :

• Contribuer à un projet industriel et commercial ambitieux et structurant
• Un environnement de travail dynamique et multiculturel
• Des perspectives d’évolution