TITRE : Assistant Achat
PROGRAMME/BUREAU : FHI360-EAWA Togo
SUPERVISEUR : Grants and Procurement Manager
FHI 360 est une organisation de développement humain à but non lucratif dédiée à améliorer les vies de manière durable par l’avancement de solutions intégrées, conduites localement.
Le personnel comprend des experts en santé, éducation, nutrition, environnement, développement économique, société civile ; en genre, jeunesse, recherche et technologie, créant ainsi un mix unique de capacités pour relever les défis du développement.
Dans le cadre de la mise en œuvre du projet « Ending Aids in West Africa : #EAWA », FHI 360 recherche actuellement pour le bureau du Togo, des candidats qualifiés pour le poste d’Assistant Achat.
Description Globale :
L’Assistant Achat participe à la surveillance de la conformité de l’accord #EAWA et des sous-récipiendaires ; il/elle participe à la mise en œuvre des protocoles d’entente non financiers et divers outils contractuels pour la passation de marchés de services professionnels et de biens pour le projet. Il/elle s’assure de l’application des directives sur la gestion des achats, suivant les procédures de l’USAID.
Responsabilités principales :
o S’assurer que les Requêtes d’Achat (PR) sont signées avant leur exécution
o Elaborer, mettre à jour et suivre le plan d’approvisionnement afin d’alerter sur d’éventuelles difficultés rencontrées et les approches de solution pour l’atteinte des résultats attendus
o Elaborer les demande de cotations et demande de propositions (RFQ/FRP) pour soumission au supérieur hiérarchique
o S’assurer de la publication dans les délais des avis ou appels prévus et suivre le période de réception des offres
o Faire la demande de mise à disposition des offres pour les analyses et attributions puis apporter son appui à la commission/comité d’évaluation
o Elaborer la documentation nécessaire à l’émission de bons de commande (PO) et contrats (vendor vérifications, recherche sur le terrorisme, 889 Approval, …)
o Elaboration des bons de commande (PO) et contrats dans un délai acceptable (au moins une semaine avant la mise
en œuvre de l’activité) et s’assurer de leur contresignature à temps
o Suivre les PO, contrats à travers les différentes dates ou délais impartis afin d’envisager les modifications ou amendements, pénalités et autres
o Participer à la réception de toutes les commandes en accord avec les services demandeurs en veillant à la disponibilité et à la conformité des documents de réception des acquisitions
o Préparer la documentation pour les paiements (disponibiliser de toute la documentation et le transmettre aux finances à travers le mécanisme mis à place)
o Elaborer et mettre à jour le tracking vendor mensuellement
o Suivre dans son intégrité le SOP relatif au Procurement et alerter à temps au besoin pour une harmonisation entre
les pratiques et le SOP existant
o Appuyer la mise à jour de la liste des Fournisseurs disponible annuellement
o Assure le point focal pour la mise au jour d’inventaire du projet (maintenir et faire une soumission trimestrielle)
o Assurer la mise à disposition de Contrat cadre avec des prestations au niveau local
o Procéder au classement de tous les différends sans exception sur le SharePoint.
o Exécuter toute autre tâche qui lui sera assignée
EDUCATION, EXPERIENCE, CONNAISSANCES :
• Justifier d’un diplôme de Bac+3 en administration des affaires, sciences sociales, ou disciplines assimilées ;
• Justifier d’une expérience minimale de 3 ans dans le domaine des achats et approvisionnement de préférence dans une ONG internationale ou dans une Organisation financée par un bailleur international /l’USAID ;
• Une expérience avérée en matière d’instruments et procédures contractuels ;
• Familiarité avec les conditions de financement des agences de financement, en particulier les subventions de l’USAID
• Maîtrise des applications Microsoft Office (Excel, Outlook, PowerPoint, Word) ; l’expérience de base de données serait un atout ;
• Expérience de travail dans des ONG est un atout.
• Maîtrise du Français et bonne aptitude en Anglais.
• Excellentes compétences analytiques avec la capacité de détecter et de signaler des incohérences ;
• Exactitude et souci d’exhaustivité avec un œil pour les détails ;
• Conduite éthique conforme aux codes d’éthique professionnels et organisationnels reconnus ;
• Proactif, plein de ressources, axé sur les solutions et les résultats.
• Capacité à travailler en collaboration.
Dossier de candidature :
Il n’y a aucun coût pour postuler, et FHI360 ne demandera ni n’acceptera jamais d’argent relatif à une demande
d’emploi.
FHI 360 offre une rémunération compétitive. FHI 360 est un employeur qui souscrit à l’égalité des chances. FHI 360 est un employeur d’égalité d’emploi et d’action positive par lequel nous ne nous engageons pas dans des pratiques discriminatoires à l’égard de toute personne employée ou à la recherche d’un emploi fondé sur la race, la couleur, la religion, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’origine nationale ou ethnique, l’âge, l’état matrimonial, le handicap, le statut d’ancien combattant, l’information génétique ou tout autre statut ou caractéristique protégé par la loi applicable.
Tous les candidats qualifiés, y compris ceux qui vivent avec le VIH, sont fortement encouragés à postuler ce poste.
Les candidats intéressés sont priés de transmettre leur dossier de candidature composé exclusivement d’un CV de 4 pages au plus et d’une lettre de motivation de 2 pages au plus, plus une copie de votre diplôme, à l’adresse suivante : Togo.Recruitment@fhi360.org
Pour assurer considération- le sujet de courriel sera en format « Assistant Achat-NOM Prenom »
La date limite de dépôt des candidatures est le vendredi 4 Août 2023 à 17 h temps locale.
Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées
NB : Ce recrutement est une position locale ouverte à tous les candidats intéressés de nationalité togolaise ou de toute autre nationalité ayant obtenu une autorisation de travail au Togo.
