TERMES DE REFERENCE
Pour la réalisation de l’audit de gestion et des comptes du Bureau de Représentation au Togo d’Entrepreneurs du Monde
1. Contexte et justification
Entrepreneurs du Monde (EdM) est une association française reconnue d’utilité publique créée en 1998. Elle accompagne l’insertion sociale et économique de personnes en situation de grande précarité en Afrique, en Asie, en Haïti et en France. Elle les aide à entreprendre, à accéder à l’énergie et à s’adapter au changement climatique pour s’émanciper et pour améliorer leur quotidien, celui de leur famille et de leur communauté.
Pour réaliser sa mission, Entrepreneurs du Monde crée et incube des organisations locales jusqu’à leur autonomie autour de 4 métiers : la microfinance sociale, l’accès à l’énergie, l’agro entrepreneuriat et l’insertion professionnelle et l’appui à la création de Très Petites Entreprises. Pour en savoir plus : www.entrepreneursdumonde.org.
Depuis le 1er janvier 2024, conformément à l’Acte Uniforme relatif au Système Comptable des Entités à But Non Lucratif (SYCEBNL), le Bureau de représentation d’Entrepreneurs du Monde au Togo est soumis à l’obligation de déclaration et de contrôle de ses comptes pour les activités qu’il porte, à savoir :
- Le programme Ekofoda en appui aux jeunes agriculteurs·rices pour une transition vers l’agroécologie et la sécurité alimentaire, avec un centre de ressources agricole à Tchébébé (région Centrale) ;
- Le Projet Miapé Dignité Menstruelle (Stop à la précarité menstruelle) qui vise à contribuer à lutter contre la précarité des filles et des femmes en Afrique de l’Ouest, et spécifiquement au Togo ;
- Le Projet de Gestion Intégrée des Périphéries des Aires Protégées (GIPAP) dont l’objectif est de contribuer au développement à faible émission de carbone des communautés des paysages de conservation et de valorisation durable des ressources naturelles de Fazao-Malfakassa (FMA) et de Togodo-Mono (TM).
L’auditeur aura pour mission la réalisation d’un audit de gestion et des comptes en vue de donner son opinion sur la gestion et les états financiers au 31 décembre 2024 de l’ensemble des activités mis en œuvre par le Bureau de représentation d’Entrepreneurs du Monde au Togo, à savoir les programmes et projets Ekofoda, Miapé Dignité Menstruelle et GIPAP, sur la période de janvier à décembre 2024.
L’auditeur pourrait être reconduit pour les autres années pendant trois (3) exercices en fonction de la qualité de la prestation.
2. Objectifs de la mission
La prestation doit être réalisée conformément aux normes internationales d’audit définies par la Fédération Internationale des Auditeurs (IFA) ou leur équivalent local reconnu légalement et en conformité avec la nouvelle législation SYCEBNL entrée en vigueur au 1er janvier 2024, et procéder à toutes les vérifications et contrôles que l’auditeur pourra juger nécessaires en la circonstance.
Il s’agit de vérifier que les comptes et états financiers présentés par l’association donnent une image exacte, fidèle et sincère de la situation financière de l’organisation et que les ressources mises à sa disposition ont été utilisées conformément aux objectifs de la structure et selon les clauses de gestion.
Les objectifs de l’audit sont les suivants :
- Analyser et apprécier les procédures de gestion administrative, financière et comptable et le système de contrôle interne en vigueur au sein de l’organisation ;
- Apprécier la cohérence entre les procédures de décision et la pratique quotidienne ;
- Examiner l’observation des clauses des contrats de projet par les parties ;
- Fournir un rapport contenant les conclusions majeurs sur lesquelles l’opinion professionnelle de l’auditeur est basée ;
- Formuler des recommandations en vue de l’amélioration du Système de Contrôle Interne (SCI) et du système de gestion mis en place par l’association ;
- Certifier les comptes au 31 décembre 2024.
L’auditeur devra s’assurer que :
- Les pièces justificatives afférentes sont sincères et correspondent au niveau d’exécution financière constaté dans la comptabilité ;
- Les dépenses correspondent à des engagements/prestations réels et matériels ;
- L’organisation s’est acquittée de toutes ses obligations administratives et fiscales vis-à-vis notamment du traitement des charges sociales, des retenues d’impôts sur les prestations de services et de tout autre aspect fiscal inhérent des activités qu’elle mène en son sein ;
- Les dépenses sont enregistrées selon la nature des comptes ;
- Les appels d’offres ont été exécutés en toute conformité avec les procédures et dispositions du manuel de procédures administratives, financières et comptables et des normes généralement admises ;
- Le système de gestion comptable et financière concourt à la bonne exécution du budget (traitement et suivi) ;
- Les recettes afférentes à la comptabilité sont correctement imputées et qu’il n’existe pas de double emploi.
3. Réalisation de la mission
3.1. Echéancier
L’auditeur disposera de quarante-cinq (45) à soixante (60) jours ouvrables pour la réalisation de cet audit et de sept jours au plus tard pour déposer le rapport définitif après une restitution en présence des parties prenantes au bureau Lomé d’EdM. Un rapport provisoire doit être transmis à mi-parcours de la mission.
La période de démarrage de la mission est prévue pour le mois de février 2025.
3.2. Localisation
La prestation est réalisée :
- A Lomé, pour les activités relatives aux projets Miapé Dignité Menstruelle et GIPAP ;
- A Tchébébé, pour les activités relatives au programme Ekofoda.
4. Contenu du rapport d’audit
Au terme de l’audit, il devra être présenté :
- Un rapport sur le registre des dons ;
- Un rapport sur les états financiers comprenant un état des dépenses et des recettes. Ces états doivent être accompagnés d’une explication détaillée des principaux comptes de charges, recettes, d’actif et de passif ainsi que des notes complémentaires jugées utiles pour une meilleure compréhension de la situation financière du Bureau de représentation d’Entrepreneurs du Monde au Togo ;
- Un rapport de gestion annuel : faisant ressortir les insuffisances constatées dans les manuels de procédures et dans les pratiques de l’organisation au niveau du contrôle interne. Ce rapport doit avoir un fort contenu en termes de recommandations appropriées et réalisables afin de corriger toute faiblesse constatée. Par ailleurs, le cabinet exprimera son opinion professionnelle sur la situation financière de l’organisation à la clôture de l’année 2024.
L’auditeur est tenu de fournir :
- Un rapport provisoire en version électronique ;
- Un rapport définitif en trois (03) exemplaires (02 originaux et 1 copie) ;
- Une version électronique dûment signée de la version consolidée ;
- Une version électronique du rapport définitif dûment signé.
5. Choix de l’auditeur
La mission d’audit sera assurée par un auditeur indépendant agréé spécialisé dans l’audit des associations, projets et programmes de développement. L’auditeur doit être enregistrée à l’ONECCA (Ordre National des Experts Comptables et Comptables Agrées).
L’auditeur doit répondre aux critères suivants :
- Expérience de l’auditeur en réalisation d’audit financier d’au moins cinq (05) ans ;
- Expérience de l’auditeur d’au moins cinq (05) missions d’audit financier au sein d’associations au sens du SYCEBNL ;
- Expérience du personnel senior mobilisé d’au moins cinq (05) ans ;
- Qualifications professionnelles en matière de normes internationales d’audit ;
- N’avoir aucun lien d’intérêt avec Entrepreneurs du Monde, ses dirigeants, représentants ou membres de son personnel ;
- Ne pas faire l’objet d’un redressement judiciaire, sauf en cas d’autorisation spéciale dûment délivrée par l’autorité judiciaire ;
- Ne pas faire l’objet d’une exclusion temporaire ou définitive prononcée ;
- Ne pas faire l’objet de poursuites judiciaires pour quelque motif que ce soit.
6. Soumission
Les offres techniques et financières sont à adresser en version électronique au Bureau de représentation d’Entrepreneurs du Monde au Togo à l’adresse mail suivante : edm.togo@entrepeneursdumonde.org
Elles doivent obligatoirement contenir les éléments suivants :
6.1. L’offre technique :
L’offre technique pour la réalisation de l’audit devra contenir les éléments suivants :
- Une note de compréhension du mandat ;
- L’approche conceptuelle, la méthodologie proposée et un calendrier des travaux à effectuer pour l’exécution du travail ;
- Les livrables fournis à l’issue de la mission ;
- L’expérience de l’auditeur en matière de conduite d’audit au sein d’associations au sens du SYCEBNL ;
- La composition et l’expérience de l’équipe proposée, incluant les CV, avec une description des tâches à assigner à chaque personne et entre autres, le nombre de jours affectés par personnel mobilisé ;
- Les preuves de prestations similaires réalisées du soumissionnaire et des membres de l’équipe proposée, en particulier pour les travaux auprès d’organisations à but non lucratif et les institutions de microfinance ;
- Les preuves d’audits réalisés par l’auditeur effectués conjointement avec des cabinets d’audit internationaux, le cas échéant ;
- Une attestation d’enregistrement à l’ONECCA ;
- La carte d’opérateur économique en cours de validité ;
- Un quitus fiscal en cours de validité.
6.2. L’offre financière
L’offre financière est présentée en détail avec un tableau récapitulatif.
Celle-ci doit comporter le détail du budget relatif à l’ensemble de la mission en Hors Taxes et en Toutes Taxes Comprises, les prix détaillés (honoraires par personnel mobilisé, indemnités journalières, transports, coûts unitaires et coûts totaux…).
7. Processus de sélection
L’offre proposée par chaque soumissionnaire sera analysée par le comité de sélection d’Entrepreneurs du Monde en appliquant des critères spécifiques d’appréciation suivants :
| Intitulé | Pts | Seront évalués |
| Pertinence de l’offre technique (70) | ||
| Compréhension des TDRs et de la mission | 5 | – Existence d’un état des lieux rapide et d’un argumentaire développé sur cette base pour justifier la bonne compréhension de la mission. |
| Expérience de l’auditeur | 15 | – Conduite de missions similaires ;
– Fourniture et cohérence des preuves des missions similaires ; – Notoriété de l’auditeur et ses affiliations ; – Capacité à conduire la mission. |
| Expérience et qualité du personnel proposé | 15 | – Expériences des personnes proposées (femmes/hommes) ;
– Missions similaires réalisées par les personnes proposées ; – Preuves des missions similaires exercées par les personnes proposées ; – CV résumés (2 pages maximum par CV). – Cohérence du nombre de jours affectés par personnel avec les besoins de la mission en fonction des profils et expériences. |
| Méthodologie proposée | 20 | – Originalité de la méthodologie proposée ;
– Respect du calendrier ; – Cohérence de la méthodologie. |
| Livrables et qualité de l’offre globale | 10 | – Cohérence des livrables fournis à l’issue de la mission avec les besoins de celle-ci ;
– Qualité rédactionnelle de l’offre. |
| Valorisation du travail éthique | 5 | – Valorisation des compétences des femmes
– Valorisation du respect et de la protection de l’environnement |
| Offre financière (30) | ||
| Budget proposé | 30 | Note financière = (30 x offre financière la moins élevée) / offre financière évaluée |
| Note Globale | 100 | |
8. Date de dépôt des soumissions
Les dossiers doivent être envoyés à l’adresse mail edm.togo@entrepreneursdumonde.org, jusqu’au 20 Novembre 2024, 23h59 GMT.
Seul l’auditeur retenu sera contacté pour la réalisation de l’audit.
Tout dossier incomplet ou complément de dossier déposé après cette date ne sera pas considéré.
Toute question concernant les présents termes de référence doit être soumise par mail à edm.togo@entrepeneursdumonde.org
Lire aussi:
